email im geschäftlichen Verkehr?

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LH88

Erfahrenes Mitglied
08.09.2014
13.841
6.876
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Hallo
kann mir mal jemand sagen ob ich im geschäftlcihen Verkehr (es wird gestritten) emails als Kommunikationsmittel akzeptieren muss?

Ich habe das Problem das immer wieder emails im Spamordner landen und ich auch ab und an emails nicht bekomme bzw. der Gegenüber email Adressen meiner Firma nutzt die gar nicht auf mich umgeleitet werden. Zudem verliere ich bei umfangreichen email Verkehr - mit Weiterleitungen etc.. oft ein wenig die Übersicht - da ist mir ein Ordner lieber.

Ich möchte meinen Gegenüber bitten (dazu auffordern) in Zukunft alles per Fax oder Brief zu machen damit auch der Zugang bewiesen ist - kann ich darauf bestehen? Oder muss ich damit leben das man mich in so eine email Geschichte hinein drängt - Wie gesagt es geht um Fristen, es geht um den Nachweis der Zugangs etc. etc.

Der Gegenüber will alles nur per mail machen.
 

Kalli

Aktives Mitglied
14.07.2011
201
1
Müsst das nicht über die AGB geregelt sein die dann E-Mail ausschließen könnten.
 

LH88

Erfahrenes Mitglied
08.09.2014
13.841
6.876
Müsst das nicht über die AGB geregelt sein die dann E-Mail ausschließen könnten.

Dem Streit liegen keine AGBs zu Grunde, es geht um die Abwicklung eines Vertrages Zug um Zug. Daher eben Fristen und Termine die einzuhalten sind, nur was macht man wenn e-mails nicht epmpfangen werden(evtl.gar nicht versandt werden) und man auf den Zugang reagieren müsste?
 

Wimbai

Erfahrenes Mitglied
30.03.2009
323
0
Rosenheim
Würde es für Euch Sinn machen, wenn der Absender eine Lesebestätigung anfordert?
Falls Du ihm diese nicht bestätigtst könnte er nachhaken ob Du die Mail bekommen hast.
Alles andere ergibt sich dann automatisch.
 

Siwusa

Erfahrenes Mitglied
24.11.2010
4.884
-22
Und wer genau sagt, dass du das Fax oder den Brief bekommst? Oder soll jeder Briefverkehr über persönliches Einschreiben mit Rückbestätigung gehen?

Das Emails im Spamordner landen kann sein. Entweder die Absenderemail zu den "sicheren" hinzufügen, oder täglich auch mal in den Spamordner schauen.

Emails kann man auch ausdrucken.


Das Emails im "Nirvana" verschwinden ist nahezu ausgeschlossen - da verliert eher die Post etwas.
 
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j2w

Erfahrenes Mitglied
19.04.2015
987
232
Dass die Emails nicht mehr im Spam-Ordner landen, kannst Du ja verhindern und entsprechend den bzw die Absender (ggf die komplette Domain) als vertrauenswürdig markieren. Für die Papierverfolgung helfen Ausdrucke.
Andernfalls wirst Du mit dem Gegenüber reden und überzeugen müssen, wenn AGB bzw Vertragsinhalte nicht vorhanden bzw nicht in Frage kommen.
 

kingair9

Megaposter
18.03.2009
22.381
763
Unter TABUM und in BNJ
bzw. der Gegenüber email Adressen meiner Firma nutzt die gar nicht auf mich umgeleitet werden.

Kenne ich - es gibt leider mehr als genug Leute, die denken "ich schicke das mal an mehrere mir bekannte Email-Adressen in der Firma, damit sichergestellt ist, dass sich jemand angesprochen fühlt und darum kümmert.

Du solltest ihn erst sauber und verständlich (und nicht irgendwo in einer anderen Email unter Absatz 17) darauf hinweisen, dass nur Mails an Deine direkte Email-Adresse eine Bearbeitung sicherstellen.

Der Gegenüber will alles nur per mail machen.

Gerade dann wird der Gegenüber der o.g. Freundlichen Aufforderung offen gegenüber stehen.
 
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janfliegt

Erfahrenes Mitglied
28.07.2011
6.129
5
FHH (Feld hinterm Haus)
Hallo
kann mir mal jemand sagen ob ich im geschäftlcihen Verkehr (es wird gestritten) emails als Kommunikationsmittel akzeptieren muss?

Ich habe das Problem das immer wieder emails im Spamordner landen und ich auch ab und an emails nicht bekomme bzw. der Gegenüber email Adressen meiner Firma nutzt die gar nicht auf mich umgeleitet werden. Zudem verliere ich bei umfangreichen email Verkehr - mit Weiterleitungen etc.. oft ein wenig die Übersicht - da ist mir ein Ordner lieber.

Ich möchte meinen Gegenüber bitten (dazu auffordern) in Zukunft alles per Fax oder Brief zu machen damit auch der Zugang bewiesen ist - kann ich darauf bestehen? Oder muss ich damit leben das man mich in so eine email Geschichte hinein drängt - Wie gesagt es geht um Fristen, es geht um den Nachweis der Zugangs etc. etc.

Der Gegenüber will alles nur per mail machen.

Da du den ein- und ausgehenden E-Mailverkehr ja sicher wie vorgeschrieben revisionssicher archivierst, kannst du leicht nachweisen, was du versendet und empfangen hast. Ist genauso rechtssicher wie Brief oder Fax ;)
 

linuxguru

Erfahrenes Mitglied
01.09.2009
3.241
2
ZRH
Obwohl ich u.a. mit Mail-Infrastrukturen mein täglich Brot verdiene, bin ich immer noch Anhänger von gedruckten Sachen. Vielleicht auch gerade deswegen.
Dass vorher die Post einen Brief verliert, bevor eine eMail verloren geht, sehe ich definitiv anders - auch aus eigener Erfahrung (es sei denn, es handelt sich um die Post von Paraguay).
Dem OP geht es ja bei seiner Frage vorallem um den juristischen Aspekt. Den kann ich nicht beantworten. Es gibt aber hier im Forum mindestens 2 aktive User aus dem Berufsstand der Juristen - für die dürfte eine Bewertung keine (juristische) Herausforderung darstellen. Ich bekunde hiermit auch Interesse an einer Einschätzung!

Sollte sich die (ausschliessliche) Kommunikation nicht vermeiden lassen und absehbar umfangreich sein, würde ich kingairs Rat befolgen und ggfs. entweder eine dedizierte Mailbox oder sonst einen (absenderbasierten) Filter einrichten. Stichwort: Regelmässiges Backup und Archivierung. Bei entsprechender Wichtigkeit wären auch die auf die Kommunikation gefilterten Logfiles des Mailservers zu archivieren.
Der guten Ordnung halber würde ich mir jegliche (wichtige) Mail, resp. deren Zugang, rückbestätigen lassen.
 
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linuxguru

Erfahrenes Mitglied
01.09.2009
3.241
2
ZRH
Da du den ein- und ausgehenden E-Mailverkehr ja sicher wie vorgeschrieben revisionssicher archivierst, kannst du leicht nachweisen, was du versendet und empfangen hast. Ist genauso rechtssicher wie Brief oder Fax ;)

Wo steht, dass er das tut?
Oder sind in Deutschland die Gesetze jetzt schon so krank, dass ihm als Vollkaufmann(?) diese Verpflichtung automatisch obliegt?
Oder habe ich gar die Ironie-Tags übersehen?
 

Mr. Tequilla

Erfahrenes Mitglied
03.04.2014
2.698
7
Obwohl ich u.a. mit Mail-Infrastrukturen mein täglich Brot verdiene, bin ich immer noch Anhänger von gedruckten Sachen. Vielleicht auch gerade deswegen.
Dass vorher die Post einen Brief verliert, bevor eine eMail verloren geht, sehe ich definitiv anders - auch aus eigener Erfahrung (es sei denn, es handelt sich um die Post von Paraguay).
Dem OP geht es ja bei seiner Frage vorallem um den juristischen Aspekt. Den kann ich nicht beantworten. Es gibt aber hier im Forum mindestens 2 aktive User aus dem Berufsstand der Juristen - für die dürfte eine Bewertung keine (juristische) Herausforderung darstellen. Ich bekunde hiermit auch Interesse an einer Einschätzung!

Sollte sich die (ausschliessliche) Kommunikation nicht vermeiden lassen und absehbar umfangreich sein, würde ich kingairs Rat befolgen und ggfs. entweder eine dedizierte Mailbox oder sonst einen (absenderbasierten) Filter einrichten. Stichwort: Regelmässiges Backup und Archivierung. Bei entsprechender Wichtigkeit wären auch die auf die Kommunikation gefilterten Logfiles des Mailservers zu archivieren.
Der guten Ordnung halber würde ich mir jegliche (wichtige) Mail, resp. deren Zugang, rückbestätigen lassen.
der juristische Standpunkt wird im Wesentlichen davon abhängen, in wie weit du geschäftliche Vertretungsmachten hast, oder im Unternehmen anderweitig vertraglich oder gesetzlich verpflichtet bist, zum Beispiel als Anteilseigner und/oder Aufsichtsratsmitglied oder so.
Ist dann aber bei Brief und/oder Fax nicht anders.
 

Fare_IT

Erfahrenes Mitglied
06.12.2012
4.487
15
Farewell City
Kenne ich - es gibt leider mehr als genug Leute, die denken "ich schicke das mal an mehrere mir bekannte Email-Adressen in der Firma, damit sichergestellt ist, dass sich jemand angesprochen fühlt und darum kümmert.

Du solltest ihn erst sauber und verständlich (und nicht irgendwo in einer anderen Email unter Absatz 17) darauf hinweisen, dass nur Mails an Deine direkte Email-Adresse eine Bearbeitung sicherstellen.

Gerade dann wird der Gegenüber der o.g. Freundlichen Aufforderung offen gegenüber stehen.

Meine Meinung:

Ein Kommunikationssystem muss ohne Voraussetzung von besonderen Regeln / Kenntnissen / Absprachen für jeden Absender in gleicher Weise nutzbar sein.
Gleichzeitig muss der Empfänger seine internen Prozesse entsprechend gestalten, dass er auf jedem Eingangskanal auf "Empfang" eingestellt ist.

Der Sender bestimmt die Regeln - der Empfänger bestimmt die Einhaltung dieser Regeln.

Ich würde mir niemals erlauben, jemandem die Art der Kommunikation vorzuschreiben, gegen Unarten (vagabundierende cc`s z.B.) gibt es diverse technische Schutzmechanismen, die
wir auch entsprechend progressiv umsetzen.

Wichtig ist, es erst gar nicht soweit kommen zu lassen - sondern den Sender von Anfang zu leiten: z.B. über zentrale Emailadressen, mit hinterlegten Routingroutinen und Regeln.

Warum dies oft nicht funktioniert?

Die MA kapieren die Logik nicht - leben die Struktur nicht
Der Sender muss von der 1. Email "positiv" gestimmt sein
Keine info@ als zentrale email verwenden (psychologisch ganz mieses Email Grab)

Ich wundere mich jeden Tag wie wenig Hinrschmalz Unternehmen in das Thema "gelenkte Kommunikation" stecken: Es gibt in handeslüblicher Grouware / z.B. Exchange / so unendlich
viele Settings, die Kommunikation zu strukturieren, zu regeln, Transparenz zu schaffen usw. doch kaum einer nutzt diese "sinnvoll".

Wird dies verpasst, gebe ich zentrale Prozessabläufe (die Zeit / Geld / Reputation kosten können) aus der Hand - und lasse den Sender bestimmen, diese kann so nicht funktionieren,
und wird auf Dauer zu suboptimalen Ergebnissen führen.
 
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janfliegt

Erfahrenes Mitglied
28.07.2011
6.129
5
FHH (Feld hinterm Haus)
Wo steht, dass er das tut?
Oder sind in Deutschland die Gesetze jetzt schon so krank, dass ihm als Vollkaufmann(?) diese Verpflichtung automatisch obliegt?
Oder habe ich gar die Ironie-Tags übersehen?

Nach § 147 AO müssen unter anderem E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
...

Die E-Mails müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist einschließlich der angehängten Dateien vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell lesbar archiviert werden.

Da Vereinbarungen über Leistung und Lieferung steuerrelevant sein können, betrifft diese Vorschrift bei einem Unternehmen so ziemlich alles Relevante.

§238 HGB regelt noch das Thema "Handelsbriefe" (Handelsbriefe sind Schriftstücke )(Geschäftsbriefe), die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften beziehen. Hierzu gehören z. B. Angebotsschreiben, Rechnungen und Zahlungserinnerungen)
 
Zuletzt bearbeitet:

linuxguru

Erfahrenes Mitglied
01.09.2009
3.241
2
ZRH
Nach § 147 AO müssen unter anderem E-Mails mit folgenden Inhalten aufbewahrt werden:

- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
...

Die E-Mails müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist einschließlich der angehängten Dateien vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell lesbar archiviert werden.

Da Vereinbarungen über Leistung und Lieferung steuerrelevant sein können, betrifft diese Vorschrift bei einem Unternehmen so ziemlich alles Relevante.

§238 HGB regelt noch das Thema "Handelsbriefe" (Handelsbriefe sind Schriftstücke )(Geschäftsbriefe), die sich auf die Vorbereitung, den Abschluss oder die Rückgängigmachung von Handelsgeschäften beziehen. Hierzu gehören z. B. Angebotsschreiben, Rechnungen und Zahlungserinnerungen)

=;
Jaja. Dieses Internetz ist für uns alle noch Neuland...

Spätestens bei "maschinell lesbar" ist mir klar, wer sich das ausgedacht hat.
Zeig mir mal ein KMU (nicht IT!), der sowas a) hat und b) anschaffen kann, ohne dabei Pleite zu gehen.
Meiner Meinung nach ist man beim Betrieb einer solchen Anlage dann ganz schnell im Bereich Internet-Provider unterwegs und hat dann damit nochmal "ganz nette" andere Auflagen.

Ich geh mich jetzt erstmal freuen, dass ich mich solchen hohlen Gesetzen nicht unterwerfen muss... :doh:
 
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avancel

Aktives Mitglied
19.07.2014
213
0
=;

Zeig mir mal ein KMU (nicht IT!), der sowas a) hat und b) anschaffen kann, ohne dabei Pleite zu gehen.
Meiner Meinung nach ist man beim Betrieb einer solchen Anlage dann ganz schnell im Bereich Internet-Provider unterwegs und hat dann damit nochmal "ganz nette" andere Auflagen.

Hä? Du sollst doch einfach nur deine Mails speichern?! Man könnte auch sagen, einfach nicht auf löschen klicken.
Über den Begriff manipulationssicher kann man sich vlt. streiten, ich würde jetzt davon ausgehen dass ein handeslübliches Mailprogramm auf Passwortgeschütztem PC ausreichend ist, evtl. noch mit geschützem Archiv-Ordner.

Edith belehrt mich gerade doch eines Besseren: Wiki sagt manipulationssicher heisst verschlüsselt, weiss jetzt nich ob z.B. outlook diese Option integriert hat.

Hier: https://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail-Archivierung steht übrigens alles dazu, auch die mögliche praktische Umsetzung.
 
Zuletzt bearbeitet:

janfliegt

Erfahrenes Mitglied
28.07.2011
6.129
5
FHH (Feld hinterm Haus)
=;
Jaja. Dieses Internetz ist für uns alle noch Neuland...

Spätestens bei "maschinell lesbar" ist mir klar, wer sich das ausgedacht hat.
Zeig mir mal ein KMU (nicht IT!), der sowas a) hat und b) anschaffen kann, ohne dabei Pleite zu gehen.

Das ist dann unser Business :) Und das geht im Übrigen für viel weniger Geld als man denkt. Unsere KMUs ab 10 User sind alle nicht pleite gegangen...
 

linuxguru

Erfahrenes Mitglied
01.09.2009
3.241
2
ZRH
Das ist dann unser Business :) Und das geht im Übrigen für viel weniger Geld als man denkt. Unsere KMUs ab 10 User sind alle nicht pleite gegangen...

NOCH nicht... :D
OT: Habt ihr Eure Lösung mal durch den Gesetzgeber prüfen lassen? Hier würde mich insbesondere Interessieren, wie die Anforderung "manipulationssicher" umgesetzt werden kann/soll. Spätestens dann, wenn ich in irgendeiner Art und Weise "reinschreiben" kann, was ich ja zum archivieren muss, kann ich auch manipulieren...
Rein technisch sehe ich hier auch nicht wirklich die Herausforderung. Eher bei der Zertifizierung/Rechtssicherheit...
 

janfliegt

Erfahrenes Mitglied
28.07.2011
6.129
5
FHH (Feld hinterm Haus)
NOCH nicht... :D
OT: Habt ihr Eure Lösung mal durch den Gesetzgeber prüfen lassen? Hier würde mich insbesondere Interessieren, wie die Anforderung "manipulationssicher" umgesetzt werden kann/soll. Spätestens dann, wenn ich in irgendeiner Art und Weise "reinschreiben" kann, was ich ja zum archivieren muss, kann ich auch manipulieren...
Rein technisch sehe ich hier auch nicht wirklich die Herausforderung. Eher bei der Zertifizierung/Rechtssicherheit...

Ja, die Lösungen sind zertifiziert.

Du kannst das auf Hardwareebene mit WORM-Medien oder entsprechendem Online Speicher (z.B. SnapLock von NetApp) machen oder logisch über die DB (für KMUs z.B. MailStore).
 

thbe

Erfahrenes Mitglied
27.06.2013
8.962
9.089
Der Kommunikationspartner kann das Kommunikationsmittel frei wählen. Dabei sind nur wenige Kommunikationsmittel rechtssicher. Wenn der Empfänger den Empfang nicht bestreitet, dann ist diese Rechtssicherheit unerheblich. Es müssen nur bestrittene Behauptungen bewiesen werden.

Eine Email - De-Mail ausgenommen - ist nicht rechtssicher. Der Richter kann sie als Freibeweis heranziehen. Offen ist, ob er das tut. Noch offener ist, ob er eine Email zulässt, bei der die Empfängeradresse nicht passend ist, obwohl der Sender die richtige Empfängeradresse kannte.

Da es geeignete, rechtssichere Kommunikationsmittel gibt und der Sender bewusst auf den Einsatz dieser verzichtet, ist es sehr unwahrscheinlich, dass der Richter größeren Einsatz zeigt, um den Sender in dessen Bequemlichkeit zu bestätigen. Wer rechtsrelevante Inhalte per Email verschickt, ist in der Regel selbst Schuld.

Antwortet der Empfänger auf die Email des Senders, dann kann er den Zugang natürlich nicht mehr bestreiten.

Es hängt also vor allem davon ab, ob Du den Zugang bestreitest. Und das hängt davon ab, ob Dir das Bestreiten nutzt und ob Du etwas bestreiten magst, was tatsächlich passiert ist.

Übrigens gibt es mittlerweile Unternehmen, die z. B. alle eingehenden Emails löschen, wenn der Empfänger im Urlaub ist.
 
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SleepOverGreenland

Megaposter
09.03.2009
20.442
8.726
FRA/QKL
Das ist dann unser Business :) Und das geht im Übrigen für viel weniger Geld als man denkt. Unsere KMUs ab 10 User sind alle nicht pleite gegangen...

Das Problem ist dass nur 5-10% (bei uns vielleicht <1%) der Emails wirklich relevant sind zur Erfüllung des §147 AO. Sämtliche Emails die sich nicht direkt auf ein Geschäft stehen nicht unbedingt in direktem Bezug zum Handelsgeschäft und können von daher als nicht relevant betrachtet werden. Und die paar relevanten Emails drucke ich lieber aus statt diese mit einer weiteren nicht produktiven und somit nur Kosten verursachenden Software (inkl. Dauerwartungskosten) zu belasten. :cool:

Als Anbieter einer solchen Lösung würde ich natürlich anders argumentieren. :LOL:
 
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janfliegt

Erfahrenes Mitglied
28.07.2011
6.129
5
FHH (Feld hinterm Haus)
Das Problem ist dass nur 5-10% (bei uns vielleicht <1%) der Emails wirklich relevant sind zur Erfüllung des §147 AO. Sämtliche Emails die sich nicht direkt auf ein Geschäft stehen nicht unbedingt in direktem Bezug zum Handelsgeschäft und können von daher als nicht relevant betrachtet werden. Und die paar relevanten Emails drucke ich lieber aus statt diese mit einer weiteren nicht produktiven und somit nur Kosten verursachenden Software (inkl. Dauerwartungskosten) zu belasten. :cool:

Als Anbieter einer solchen Lösung würde ich natürlich anders argumentieren. :LOL:

Na ja - im Zweifel haftet eben jemand, wenn das FA mit einer großen Nachforderung kommt. Aber das gilt natürlich nur, wenn du mal einen übereifrigen Jungspund als Prüfer hast ;)

Für meine Mitarbeiter würde ich jedenfalls nicht die Hand dafür ins Feuer legen, das relevante Sachen ausgedruckt werden.

Bei uns wird dumm alles archiviert - private Nutzung ist untersagt. Kostet für 10 User im Jahr unter 500€ und das Archiv landet auf billigem NAS.

Im Vergleich zu deinen Flugkosten verschwindend gering :p

BTW ist das nur ein sehr unwichtiger Teil unseres Business...
 

LH88

Erfahrenes Mitglied
08.09.2014
13.841
6.876
Da du den ein- und ausgehenden E-Mailverkehr ja sicher wie vorgeschrieben revisionssicher archivierst, kannst du leicht nachweisen, was du versendet und empfangen hast. Ist genauso rechtssicher wie Brief oder Fax ;)

Hm ich kann nachweisen was ich versendet und empfangen habe - das ist richtig. Ich kann aber nicht nachvollziehen was mein Gegenüber gesendet und empfangen hat - da liegt mein Problem.

Der Nachweis vor Gericht ist im übrigen nicht sonderlich einfach und das macht mir dann schon ein wenig Kopfschmerzen. Wie will ich nachweisen das mein Gegenüber eine email empfangen hat?
 

on_tour

Erfahrenes Mitglied
01.08.2010
8.573
1.196
ich hoffe, dass bald einer der Juristen hier einspringt, denn es geht wohl drunter und drüber ;)

letztlich gehört auch die Form der Kommunikation zu den Regeln, die zwei Vertragspartner miteinander vereinbaren, z.B. "Schriftform" oder "Textform". Wer sich schon mal warmlesen will ... https://de.wikipedia.org/wiki/Schriftform und folgende ...