Mein Arbeitgeber ist vom lokalen Reisebüro zu einem großen Reisebüro umgezogen, weil das die Option bietet, beantragte Flüge durch einen Vorgesetzten bestätigen zu lassen, bevor sie tatsächlich gebucht werden.
Das ist ein Standard - Approval Prozess. Sollte für kein Reisebüro, welches ernsthaft im Bereich Business Travel aktiv ist, ein Problem darstellen. Der Prozess kann bei Online und Offline Buchungen eingesetzt werden.
Außerdem wird der Vorgesetzte bei jeder Buchung darüber informiert, dass xxx Euro gespart werden könnten, wenn der Flug nach yyy nicht mit der gewählten Direktverbindung, sondern mit der Umsteigeverbindung über zzz mit 18 Stunden Aufenthalt genommen würde.
Das ist eine Standardkomponente des o.g. Approval Prozesses. Nennt sich "Lowest (LoA) / Highest Available Fare (HiA)". Ist aber natürlich mit absoluter Vorsicht zu genießen - und sollte mit "Bedacht" ins Reporting fließen.
Grundsätzlich gibt es 3 Strategien die in diesem Zusammenhang gespielt werden:
1. Der Travel Arranger darf nur den Lowest Available (in einer gegebenen Periode um den Wunschtermin / Zeit) buchen - wenn er dies tut, ist kein separates Approval notwendig. wenn er einen anderen Flug will, muss er dies mittels "Reason Code" genehmigen lassen.
2. Der Travel Arranger bucht was er will - bekommt aber immer die Info des "LoA / HiA" mitgeliefert. Und entscheidet dann selbst.
Der Travel Manager erhält monatlich eine Übersicht der gebuchten Flüge und dazu die jeweils zum Buchungszeitpunkt "LoA / HiA" - und kann dann entscheiden, was er tut. Viele Unternehmen machen quartalsmäßige Infos an die Reisenden / Travel Arranger a la "In den letzten 3 Monaten wären 12000 Euro Flugkostenersparnis drin gewesen, wenn der "LoA / HiA" gebucht worden wäre".
3. Travel Arranger muss alles grundsätzlich genehmigen lassen - - i.d.R. sehr wenig sinnvoll. Hängt aber stark von der Orga des Kunden ab.
Umbuchungen sind aber eigentlich nur offline möglich und kosten etwa 47 Euro (zusätzlich zu dem, was die Airline verlangt).
Das ist ein üblicher "Trick" der Servicefeegestaltung - die meisten Einkäufer / Travel Manager sind absolut fixiert auf die Ticketingfee (Ausstellung): Hier wird mit "0" Euro geworben - und die Umbuchungen / Refunds dann entsprechend teuer gemacht. M.E. zeigt dass dies daran liegt, dass Menschen dazu neigen Transaktionen die sie sicher kennen (Anzahl der ausgestellten Tickets in der Periode X) anders zu bewerten als voraussichtliche, geschätze Transaktionen in der Zukunft (Umbuchungen).
Spannend auch immer wieder, wenn "Full flex" Tickets dann auch mit 47 Euro umgebucht werden.
...als ich kürzlich meinen Flug von China über Zürich nach Frankfurt auf den direkten Flug China-Frankfurt umbuchen ließ, wurden die 47 Euro zwei Mal fällig: es handle sich um zwei Tickets, da sowohl eine Umbuchung, als auch eine Umschreibung notwendig gewesen sei.
Ja - da hat Dein Arbeitgeber mit "Weitsicht" verhandelt. Das Reisebüro holt sich das Geld, dass es braucht - - so sehen partnerschaftliche Geschäftsbeziehungen aus.
Bei meiner ersten Anfrage wurde mir darüber hinaus auch noch gesagt, dass die Umbuchung gar nicht möglich sei -- erst als ich insistiert habe, dass dies sehr wohl möglich sei, ging es vorwärts.
"if you pay peanuts - you get monkeys" - vermutlich hat in Deinem Fall der "automatische Ticketchanger" nicht funktioniert, und Dein Ansprechpartner hatte noch 5 Calls in der Schleife...
Also, wenn Du schon ein Geschäftsreisebüro empfiehlst...
Ich sprach allgemein davon, was ein Geschäftsreisebüro heute leisten kann (und aus meiner Erfahrung - und die vieler Mitforisten auch tut). Es ist kein "spezielles" Büro gemeint - den es gibt mehrere, die das tun, was ich oben beschrieben habe!
...dann bitte auch mit Namen.
Das Forum ist ausdrücklich keine Werbefläche - so habe ich das verstanden, und daran halte ich mich auch.
Egencia ist nicht wirklich zu empfehlen.
Den richtigen Dienstleister zu finden, bedeutet vorallem einen "passenden" Dienstleister zu finden. Ob Du es glaubst oder nicht, ich kennen Unternehmen die mit Egencia, Amex, CWT, BCD usw. den "perfect-match" haben.
Und es gibt andere, die eben von eher mittelständisch geprägten Unternehmen wie
Lufthansa City Center
Derpart Travel Service
First Business Travel usw.
oder unabhängigen Reisebüros (also keiner Kooperation angehörigen Büros), wie z.B.
skytravelagent
am besten betreut werden.
Was die meisten Unternehmen nicht kapieren, die erstgenannte Gruppe ist vorallem Prozessanbieter (Standards / Transparenz / Kalkulierbarkeit) - was dem Unternehmen aber weiter hilft, sind die "Schmankerl" die eben nur die 2. und 3. Gruppe liefern kann...
Ich halte es immer so: "Der Kunde muss mit dem Reisebüro zurecht kommen, aber vor allem muss das Reisebüro Team Freude an der Arbeit für und mit dem Kunden haben - sonst ist die Stimmung mies, und der Service schlecht."
Das ist ausdrücklich kein Widerspruch zu "Der Kunde ist König"!
