Dokumenten-Archivierungssoftware gesucht...

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jetblue

Erfahrenes Mitglied
26.03.2012
5.246
5
ZRH
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Hallo zusammen,

ich suche eine Archivierungssoftware, mit der ich Dokumente (vor allem PDF) zum Archivieren importieren kann. Meine Vorstellung wäre, dass ich das PDF importiere und die Software möglichst selbständig (gem. meinen Einstellungen) die Doks Archiviert, im zugeteilten Verzeichnis speichert, den Dokumentennamen anhand den Informationen selber vergibt. Dazu wäre eine Hinterlegung der Stichwörter im Dokument nützlich, damit die Dokumente über eine Suchfunktion gefunden einfach werden können. Diesen Automatismus wünsche ich mir vorallem zur Zeitersparnis.

Das wären so meine Vorstellungen über die Software. Ich denke, es sollte etwas entsprechendes geben. Ich bin auch gerne bereit eine Lizenz für die Software zu einem 'angemessenen' Preis zu zahlen. Ich habe schon einige Google-Suchen gemacht und bin u.A. auf die folgende Seite gestossen: https://www.computerbild.de/download/Office/archivierungssoftware/ . Irgendwie war nicht das passende darunter.

Habt ihr mir Empfehlungen und Tipps über solche Software? Am liebsten Erfahrungsberichten mit Programmen, welche ihr selber verwendet.

Besten Dank schon im Voraus!
 

Hauptmann Fuchs

Erfahrenes Mitglied
06.04.2011
4.964
4.059
GRQ + LID
Vergiss nicht, dass Google Docs auch (automatisch) Dokumente OCRren und indexieren kann.

Meine Erfahrung, ist das man dann mit 1-2 Suchaufträge Sachen schneller gefunden hat, als die Zeit die man sonst ins Rubrizieren stecken würde (da bezieht auf meine 24 GB Mails, für Dokumentverwaltung benutze ich es nicht).
 
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chris-99

Moderator Mitgliedertreff & Payback
Teammitglied
08.03.2009
8.747
1.472
MUC
Schau Dir mal Paperport an. Die Software hat den Vorteil, daß sie die Dateien direkt in Ordner ablegt und nur eine Indexdatei erzeugt.
 
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kingair9

Megaposter
18.03.2009
22.381
763
Unter TABUM und in BNJ
Bei den meisten genannten Lösungen oben muss man die Dokumente erst selbst scannen und damit die PDF als „Ausgangsbasis“ herstellen. Wer mehr Papier hat, der sollte sich das Scansnap System mal ansehen. Wir sind sehr zufrieden - Korrespondenz, Ablage, Rechnungen etc etc einfach als unsortierten Stapel auf den Scanner und binnen Sekunden OCRed und abgelegt...

https://www.fujitsu.com/de/products/computing/peripheral/scanners/scansnap/
 
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darthvader

Erfahrenes Mitglied
04.11.2010
1.186
6
127.0.0.1

Ergänzend dazu: ich baue mir gerade mein privates Digitalarchiv auf. Dazu habe ich auf meinem FreeNAS ein "Jail" konfiguriert, in dem dann Paperless (s.o.) läuft. Problem ist nun, wie kommen die gescannten Dateien zu Paperless. Meinen Fujitsu Snapscan per USB anschließen geht nicht, da BSD Jails kein USB passthrough erlauben. So habe ich den Snapscan an einen RaspberryPI angeschlossen, der sich sonst um alle Smarthome-Geräte kümmert. Dort SANE/scandb installiert. Mit https://github.com/rocketraman/sane-scan-pdf werden daraus pdfs, über die schon OCR gelaufen ist. DIese werden auf das Netzwekshare gepackt, dass paperless dann auswertet.
Klar, ist etwas Bastelei. Macht aber Spass. Außerdem verlassen meine gescannten Daten nicht das Haus zu irgenwelchen Cloudprovidern - abgesehen von gpg verschlüsselten Backups.
 
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jetblue

Erfahrenes Mitglied
26.03.2012
5.246
5
ZRH
Besten Dank für Eure zahlreichen Tipps. Ich werde mich morgen mal damit im Detail befassen und euch dann ein Feedback geben!
 
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Jekodibe

Aktives Mitglied
05.02.2015
107
2
Digitale (private) Ablage

Guten Morgen,

durch ein Gespräch mit unseren Nachbarn zum Thema Vernichtung alter Unterlagen bin ich auf die Idee gekommen ob wohl eine Digitalisierung privater Unterlagen praktikabel und vor allem sinnvoll ist. Ich denke da an einen Dokumentenscanner um sämtliche Versicherungsunterlagen, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen usw zu digitalisieren um mich von den ganzen Ordnern und dem Papierkrieg zu trennen. Praktiziert das jemand? Ist das sinnvoll oder sollte man bestimmte Unterlagen sowieso im Original aufheben sodass es letztlich eher zusätzliche Arbeit ist?
 

travelben

Erfahrenes Mitglied
09.03.2009
3.273
44
MUC
Ja, da ich quartalsweise und für Steuererklärung an den StB übermitteln muss, scanne ich sowieso alles.
Somit alles

a) im Outlook Archiv
b) in der Dropbox und
c) aufm NAS als Backup
 
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hippo72

Erfahrenes Mitglied
11.03.2009
11.433
3.871
Paralleluniversum
durch ein Gespräch mit unseren Nachbarn zum Thema Vernichtung alter Unterlagen bin ich auf die Idee gekommen ob wohl eine Digitalisierung privater Unterlagen praktikabel und vor allem sinnvoll ist. Ich denke da an einen Dokumentenscanner um sämtliche Versicherungsunterlagen, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen usw zu digitalisieren um mich von den ganzen Ordnern und dem Papierkrieg zu trennen. Praktiziert das jemand?

Mache ich seit 10+ Jahren privat so. Alles was per Papier reinkommt und scannbar ist, wird eingescannt und elektronisch verarbeitet.
Kontoauszüge, Rechnungen, Statuskarten, einfach alles.
Speichere alles als pdfs in meinem OneDrive ab (Dropbox würde genauso funktionieren, wie von travelben berichtet).
Entsorge anschließend alles Papier, was nicht zwingend als Papier aufgehoben werden muss.
Habe auch alle Kontoauszüge seit ich ein Bankkonto habe eingescannt, alle Telefonrechnungen etc.

Ist das sinnvoll oder sollte man bestimmte Unterlagen sowieso im Original aufheben sodass es letztlich eher zusätzliche Arbeit ist?


Zusätzliche Arbeit ja, aber für mich lohnt es sich. Bin ja auch ab und an unterwegs und da dann Zugriff auf bestimmte Dokumente zu haben hat mir schon öfters geholfen.
Was ich aufhebe sind "amtliche Dokumente" wie zB Einkommensteuererklärung, Urkunden etc.

Anfangs war es viel Aufwand, das sauber zu strukturieren. Aber inzwischen läuft es einfach nebenher und fällt nicht auf. Platzersparnis und eben die permanente Zugriffsmöglichkeit überwiegen.

Als nächstes Projekt will ich auch sämtliche Kleinpapiere wie Einkaufsbelege, Restaurantrechnungen etc. einscannen und archivieren (NICHT wegen dem Finanzamt).
Dank REWE bekomme ich ja meine Einkaufsrechnungen überwiegend schon als pdf, das erleichtert mir einiges. Und wenn ich in den USA einkaufe, ist das eh schon eher Standard als die Ausnahme.
 
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Jekodibe

Aktives Mitglied
05.02.2015
107
2
Klasse, so hatte ich mir das auch vorgestellt, den praktischen Zugriff von überall hatte ich dabei noch gar nicht bedacht.
Welche Scanner nutzt ihr dafür?
 

kingair9

Megaposter
18.03.2009
22.381
763
Unter TABUM und in BNJ
Klasse, so hatte ich mir das auch vorgestellt, den praktischen Zugriff von überall hatte ich dabei noch gar nicht bedacht.
Welche Scanner nutzt ihr dafür?

Wir haben gerade in den letzten Wochen alles auf ScanSnap digitalisiert. Der scannt nicht nur sondern liest per OCR alles ein so dass wir sämtliche Dokumente per Stichwortsuche binnen Sekundenbruchteilen durchsuchen können.

Klar, ist eher eine halbprofessionelle bis professionelle Lösung und kostet daher einiges - aber da wir permanent zwei Lebensmittelpunkte haben (beruflicher Zweitwohnsitz und Familienwohnsitz) ist das schon extrem gut.
 

hippo72

Erfahrenes Mitglied
11.03.2009
11.433
3.871
Paralleluniversum
Welche Scanner nutzt ihr dafür?

Mehrere:
Einige Dokumente kommen ja schon als pdf (per Mail oder als Download).
Den Großteil scanne ich im Büro mit einem großen System (ist in Laufweite und aus bestimmten Gründen habe ich keine Privatsphäreprobleme).
Kleinkram oder künftig Rechnungen unterwegs werden per OfficeLens (Microsoft iOS App) bzw. der integrierten Funktion in der OneDrive-App eingescannt und gleich am richtigen Speicherort abgelegt.
Zuhause habe ich noch nen OfficeJet Scanner/Drucker, den ich ebenfalls verwenden könnte.
 

mf_2

Erfahrenes Mitglied
26.02.2016
1.825
3.431
STR
[...]
Dank REWE bekomme ich ja meine Einkaufsrechnungen überwiegend schon als pdf, das erleichtert mir einiges. Und wenn ich in den USA einkaufe, ist das eh schon eher Standard als die Ausnahme.

Geht das auch mit nornalen Rewe-Einkäufen und wenn ja, wie? Oder geht es hier um den Rewe-Onlineshop? Ich tippe immer alle Rewe-Quittungen manuell ab und das nervt ...
 

hippo72

Erfahrenes Mitglied
11.03.2009
11.433
3.871
Paralleluniversum
Geht das auch mit nornalen Rewe-Einkäufen und wenn ja, wie? Oder geht es hier um den Rewe-Onlineshop? Ich tippe immer alle Rewe-Quittungen manuell ab und das nervt ...

Ich wohne leider auf dem Dorf, da kann ich nicht online bestellen. Kann daher nur in den Filialen einkaufen.
Ich habe meine Payback-Karte mit meinem REWE-Konto verknüpft und bekomme damit bei jedem Einkauf mit der Payback-Karte (ich lasse sie auch scannen, wenn ich zB nur für <1€ einkaufe, was ja keine PB-Punkte gibt). Danach bekomme ich den Kassenzettel per E-Mail (dauert manchmal bis zu 1h).
Was auf dem elektronischen Kassenzettel fehlt, ist der aufaddierte Monatsumsatz für die Payback-x-fach Punkte. Die werden nur auf dem Papierbon ausgewiesen. Mei.
 
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ml1

Aktives Mitglied
03.01.2016
115
45
HAJ
Nutze auch den ScanSnap iX500, lege das alles in einer groben Ordnerstruktur (Bank / Versicherung / Rechnungen) ab. Den Rest lasse ich die Suchfunktion machen. Lohnt sich vor allem wenn man etwas mehr Papier hat, da der Scanner 25 Seiten/Minute Duplex schafft. Habe ihn mir damals gekauft um Papier von ca. 10 Jahren zu digitalisieren.

Ich denke man muss sich davon lösen ein kompliziertes Ablagesystem zu entwickeln, das kostet sehr viel Zeit zum sortieren bringt aber vergleichsweise wenig.
 
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mf_2

Erfahrenes Mitglied
26.02.2016
1.825
3.431
STR
Ich wohne leider auf dem Dorf, da kann ich nicht online bestellen. Kann daher nur in den Filialen einkaufen.
Ich habe meine Payback-Karte mit meinem REWE-Konto verknüpft und bekomme damit bei jedem Einkauf mit der Payback-Karte (ich lasse sie auch scannen, wenn ich zB nur für <1€ einkaufe, was ja keine PB-Punkte gibt). Danach bekomme ich den Kassenzettel per E-Mail (dauert manchmal bis zu 1h).
Was auf dem elektronischen Kassenzettel fehlt, ist der aufaddierte Monatsumsatz für die Payback-x-fach Punkte. Die werden nur auf dem Papierbon ausgewiesen. Mei.

Wir haben das auch mit Payback verknüpft und sammeln auch fleißig. Wo kann ich einstellen, dass man den Kassenzettel per Mail bekommt? Direkt bei Payback?
Aktuell tippe ich wie gesagt jeden Quittungsposten einzeln ab.
Ich habe bisher noch keine Mails bzgl. Einkäufe von Payback bekommen. In der App sehe ich die Punktegutschrift - aber den Kassenzettel hatte ich noch nirgends online gesehen. Wäre ein Lifesaver wenn das gehen würde!
 

Chaosmax

Erfahrenes Mitglied
22.04.2009
2.256
104
Empfehlung/Erfahrung mit digitalem Archiv im Privatbereich

ich bin auf der Suche nach einem digitalem Archiv für unsere privaten Unterlagen.

Meine Anforderungen sind:
- cloudbasiert mit Cloud in der EU
- OCR Erkennung mit Verschlagwortung und Volltextsuche
- Verarbeitung von mehreren Dokumenten in einem Scan
- Min. zwei Nutzer können in dem Archiv arbeiten

Ich bin bei meiner Suche auf Easy Cloud Archive gestossen. Hat damit jemand Erfahrung?
Oder gibt es andere Empfehlungen?
 

Chaosmax

Erfahrenes Mitglied
22.04.2009
2.256
104
habe ich tatsächlich nicht gefunden/gesehen. In was soll ich meinen Username den ändern?