Hotelrechnungen direkt an die Firma - Lösung für Unternehmen

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goulabf9

Neues Mitglied
14.11.2019
11
0
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Hallo,

in unserer Firma haben wir Servicetechniker die sehr viel reisen und somit fast täglich im Hotel die Nacht verbringen, in allen möglichen Ländern, jedoch vor allem in Europa. Die Hotelrechnung muß vom Techniker bezahlt werden und er bekommt das Geld dann mit der Reiseabrechnung zurück.

Leider ist es so in der Praxis daß der Zeitpunkt wann die Reiseabrechnung ausbezahlt wird nicht unbedingt mit dem Zeitpunkt zusammenstimmt wann das Geld vom Privatkonto abgebucht wird. Und überhaupt die Tatsache daß der Mitarbeiter die Firma vorfinanziert so zu sagen ist nicht besonders populär. Das Ganze bringt ziemlich viel Unruhe im Team und die Nutzung von Firmenkreditkarten ist verboten.

Existieren Firmen die sich mit dieser Thematik beschäftigen und eine Lösung dafür anbieten?

Gruß

Fabien
 
Moderiert:

kingair9

Megaposter
18.03.2009
22.381
763
Unter TABUM und in BNJ
Eine Lösung kann zB die AirPlus Kreditkarte sein.

Diese wird von der Firma beantragt, rechnet aber (wie eine private KK des Monteurs) mit dem privaten Girokonto ab.
Anders als die private KK hat die Karte aber ein längeres Zahlungsziel, so daß die Abrechnungen / Auszahlungen an den MA idR bereits getätigt wurden, wenn der Betrag seitens der KK abgebucht wird.
 
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DanielSB

Erfahrenes Mitglied
08.05.2017
694
421
Saarbrücken
Wenn ich meine Mitarbeiter in ganz Europa rumschicke um Arbeiten für mich auszuführen, sollte man diesen doch soweit vertrauen, so dass ich ihnen eine Kreditkarte ausstelle, oder!?

Spätestens bei der Abrechnung fallen sämtliche Sauereien die der Mitarbeiter gemacht hat auf :)
 

OneMoreTime

Erfahrenes Mitglied
23.04.2019
3.388
5
Wenn ich meine Mitarbeiter in ganz Europa rumschicke um Arbeiten für mich auszuführen, sollte man diesen doch soweit vertrauen, so dass ich ihnen eine Kreditkarte ausstelle, oder!?

Spätestens bei der Abrechnung fallen sämtliche Sauereien die der Mitarbeiter gemacht hat auf :)

Nein willst du nicht, das hat nix mit Vertrauen zu tun sondern mit Buchhaltung - man kann das aber ideal mit Vorschüssen lösen.
 
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jodost

Erfahrenes Mitglied
23.10.2011
3.890
580
CGN
Ich werfe noch folgende möglich:
- Prepaid Buchungen
- Reisebüro
- Kostenübernahmeerklärung

In den Raum
 
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peter42

Moderator
Teammitglied
09.03.2009
13.193
1.010
Kostenübrnahmeerklärung, wenn die Firmen-CC nicht gewünscht ist. Sonst Firmen-CC oder altmodisch RK-Vorschuss.
 

nemix

Erfahrenes Mitglied
02.07.2015
472
8
Da wird dann beim Tanken der Müsliriegel mit bezahlt oder doch mal aus versehen eine private Ausgabe getätigt.

Oder es tauchen Hotelextras auf usw. usw.

Muss dann alles rausgerechnet werden und bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Verstehe das Problem nicht? Hab eine Firmen Amex die mit Zahlungsziel 60 Tage von meinem privaten Konto abbucht. Dank Concur Link tauchen die expense direkt im Abrechnungstool auf. Private Ausgaben sind nur in Ausnahmen erlaubt, wenn Sie mal passieren (Hotel in Paris letzte Woche war nicht fähig das Bier zu trennen) markiere ich diese als privat expense und sie werden mir nicht ausgezahlt. Amex zieht dann den gesamten Betrag ab.
Das kenne ich bei vielen von unseren Kunde die häufig die Firmen Amex haben. Wo soll es da Probleme mit der Buchhaltung oder Lohnabrechnung geben?
 

OneMoreTime

Erfahrenes Mitglied
23.04.2019
3.388
5
Das kenne ich bei vielen von unseren Kunde die häufig die Firmen Amex haben. Wo soll es da Probleme mit der Buchhaltung oder Lohnabrechnung geben?

Nicht Problem, aber Aufwand, und es ging um Firmenkreditkarten - also KKs die vom Firmenkonto abbuchen. Wenn deine Firmen KK von deinem Konto abbucht ist das nicht weiter wild, weil man nur deine Erstattung richtig berechnen muss. Wenn die vom Firmenkonto abbucht dann muss man jedes private Bier als Vorschuss buchen und diesen natürlich auch auf der (Lohn)Abrechnung korrekt erfassen. Ein grosser Spass bei einer Prüfung.
 
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Chris09

Reguläres Mitglied
09.09.2014
83
1
Wir buchen direkt über HRS oder Ehotel und haben da eine Firmenanbindung, d.h. es wird quasi die (virtuelle Firmenkreditkarte) hinterlegt und gleichzeitig gibt es von den Anbietern direkt und automatisch eine Mitteilung an das Hotel über die Kostenübernahme. Ganz easy und ich habe keine Abrechnung oder ähnliches die gemacht werden muss
 

meilenfreund

Erfahrenes Mitglied
10.03.2009
6.748
5.448
Wenn die vom Firmenkonto abbucht dann muss man jedes private Bier als Vorschuss buchen und diesen natürlich auch auf der (Lohn)Abrechnung korrekt erfassen.

Wodurch wird das private Bier bzw. der Geldbetrag denn dann zum Vorschuss? Ein Vorschuss setzt nach meinem Verständnis Wissen und Willen des Arbeitgebers voraus, woran es aber fehlt, wenn die Firmenkreditkarte bestimmungswidrig verwendet wird. Außerdem dürfte bereits mit über die Firmenkreditkarte (die vom Firmenkonto abbucht) erfolgter Begleichung der Rechnung, die das private Bier enthält, ein Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers in Höhe des Bierpreises entstehen.
 

Iscream

Aktives Mitglied
08.08.2011
115
24
CGN
Ich würde in diesem Falle empfehlen Google einmal zu bemühen. Es gibt sehr viele Angebote von Reisebüros, Lufthansa(AirPlus) oder eben Portalen wie HRS die verschiedene Prozesslösungen anbieten. Da ich hier keine Werbung posten möchten empfehle ich nur als Beispiel einen Suchbegriff „invisible pay hrs“
 

Flying Lawyer

Erfahrenes Mitglied
09.03.2009
6.105
3.027
Wodurch wird das private Bier bzw. der Geldbetrag denn dann zum Vorschuss? Ein Vorschuss setzt nach meinem Verständnis Wissen und Willen des Arbeitgebers voraus, woran es aber fehlt, wenn die Firmenkreditkarte bestimmungswidrig verwendet wird. Außerdem dürfte bereits mit über die Firmenkreditkarte (die vom Firmenkonto abbucht) erfolgter Begleichung der Rechnung, die das private Bier enthält, ein Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers in Höhe des Bierpreises entstehen.

Gebucht werden muss es trotzdem. Und was Du da darstellst ist schon der Horror der Buchhaltung. Was meinst Du was das an interner Zeit kostet???
 
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OneMoreTime

Erfahrenes Mitglied
23.04.2019
3.388
5
Wodurch wird das private Bier bzw. der Geldbetrag denn dann zum Vorschuss? Ein Vorschuss setzt nach meinem Verständnis Wissen und Willen des Arbeitgebers voraus, woran es aber fehlt, wenn die Firmenkreditkarte bestimmungswidrig verwendet wird. Außerdem dürfte bereits mit über die Firmenkreditkarte (die vom Firmenkonto abbucht) erfolgter Begleichung der Rechnung, die das private Bier enthält, ein Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers in Höhe des Bierpreises entstehen.

Na dann buchst du eben jede private Ausgabe der Karte als "Schadensersatz" - die Arbeit ist die gleiche. Du kannst natürlich den Arbeitnehmer auch zeitgleich abmahnen und im Wiederholungsfall fristlos kündigen - aber ob das zielführend ist?
 
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un_lustig

Erfahrenes Mitglied
14.02.2011
1.804
165
VIE
Da wird dann beim Tanken der Müsliriegel mit bezahlt oder doch mal aus versehen eine private Ausgabe getätigt.

Oder es tauchen Hotelextras auf usw. usw.

Muss dann alles rausgerechnet werden und bei der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Also Leute die Dafür bezahlt werden müssen ihre arbeit tun?
 

goulabf9

Neues Mitglied
14.11.2019
11
0
Zum Vorwurf "Werbung"

Nein überhaupt nicht eigentlich, wollte nur ein Beispiel erwähnen, was ich meine
 
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