Durcheinander vor lauter Buchungen

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SalesConsultant

Erfahrenes Mitglied
13.09.2015
357
11
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Hallo liebe Forenmitglieder,

ich bin neu hier, komme aus MUC bin FTL und reise inzwischen sehr häufig beruflich.

Hiermit hätte ich gleich eine Frage an euch:

Mittlerweile ist es echt schwierig den Überblick zu behalten über alle Buchungen die ich gemacht habe. Pro Reise fallen ja in der Regel Flug, Hotel und Mietwagen oder zumindest 2 von diesen beiden an.
Wie behaltet ihr den Überblick, gibt es dafür irgendwelche Tools? Vor allem wenn man nicht immer alles auf einmal bucht sondern erst den Flug, Tage später das Hotel und dann nochmal später den Mietwagen (vielleicht ist auch genau das das Problem(y)(y))

Ich freu mich über eure Antworten!
 
Farscape

Farscape

Erfahrenes Mitglied
24.09.2010
6.973
6
Wien
Ist doch so einfach.

Orangene (Schnell)hefter für Reisen.
Braun für Immobilien.
Lila für Kundenbonusprogramme.
Grün und weiß für Sach/Personenversicherungen.
Gelb für Dokumente.
Schwarz für Beruf.

Für jede Reise wird eine Mappe gemacht und die gesamte Reise auf dem Jahreskalender eingetragen, hab schon 2016 hängen.

Damit bin ich jederzeit Buchungsbereit für ErrorFares bis Ende 2016.

Wissen ist Macht.
Organisation spart Nerven und Geld.

Eine Doppelbuchung wäre der Worst Case.
 
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C

CKR

Erfahrenes Mitglied
18.05.2015
1.851
-9
MUC
Ich habe TripIt ausprobiert.

IHG Anbindung, um Hotelaufenthalte darüber abzugreifen, funktioniert sehr sehr gut. Leider kommt es mit den Flug-Bestätigungen von Egencia nicht so gut zurecht.

Darüberhinaus hatte ich ziemlich viele Überkreuzbuchungen, Umbuchungen und Gabelflüge, die immer noch einiges an manuellen Nacharbeiten notwendig gemacht hat.

Ich werde mich aber zwar noch mal eingehender damit beschäftigen. Aber im Moment glaube ich, dass ein Excel-File, das ich auch zum Erfassen der Quittungen für die Reisekostenabrechnungen nutzen kann, auch nicht aufwändiger ist.
 
M

MisterG

Stein-Papier-Schere Profi
02.01.2012
10.555
5
Wien
Das wesentliche merke ich mir. Der Rest ist Excel und ein LotusNotes Kalender
 
H

hannes08

Erfahrenes Mitglied
19.08.2011
3.850
275
GRZ
Pro Reise ein eigener Dateiordner, wo alles (auch mit Unterordnern strukturiert) reinkommt.
Generell bewahre ich Übersicht durch eine durchlaufende Exceldatei in Kalenderform mit allen Eckdaten und va Sperrzeiten, um schnell reagieren zu können.
Für große Reisen ein separates Arbeitsblatt, dient auch zur Abrechnung.
 
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S

stepfel1

Erfahrenes Mitglied
06.01.2012
1.116
169
BER
Bei mir ist alles in OneNote, die Planungen mit vielen Stationen dazu noch in Excel (in OneNote eingefügt). So habe ich alles auf jedem Gerät auch offline verfügbar und kann es mit der Reisebegleitung einfach teilen.Bestätigungen lassen sich über die Drucken nach OneNote Funktion auch leicht im Original-Layout übernehmen
 
S

Siwusa

Erfahrenes Mitglied
24.11.2010
4.884
-22
WorldMate heisst die App die du willst.

Sobald du eine Buchung tätigst leitest du sie per email an trips@worldmate.com weiter. Dort bist du mit deiner Email registriert.

Die App fügt alle deine Reservierungen zu Reiseplänen zusammen, sagt dir wo noch Hotelübernachtungen und Mietwagen fehlen.

Sobald alles fertig ist, kannst du dir auch eine super Übersicht sortiert nach Flügen, Hotels, Mietwagen mit allen relevanten Daten per Email und an deine Mitreisende schicken.

Bahntickets, Shuttleservice und andere Dinge werden auch übernommen. Falls mal was nicht klappt, kann man es manuell eintippen.

Es gibt auch eine Premium Gold Funktion, die mit man über eine Hotelbuchung über die App erhält - einziger wirklicher Vorteil ist aber, dass deine Flüge getracked werden. Natürlich kannst du das Hotel auch wieder stornieren welches du gebucht hast und die GoldFunktion bleibt.
 
L

leosky

Aktives Mitglied
13.08.2011
192
0
Hi
ich nutze Trip Funktionalität von Kayak. Funktioniert wie worldmate - man kann von 3 email accounts weiterleiten und alle gängigen formate anhängen. anbei screenshots mit drill down
ImageUploadedByTapatalk1442131584.060723.jpg ImageUploadedByTapatalk1442131601.299954.jpg ImageUploadedByTapatalk1442131609.587016.jpg ImageUploadedByTapatalk1442131617.991980.jpg ImageUploadedByTapatalk1442131627.229770.jpg

Sync mit iphone calendar on top
Offline verfügbar

ich such immer noch eine Möglichkeit sowas sinnvoll mit einem Expense Report zu verknüpfen - zumindest soweit, dass hinterlegt wird, ob bereits hinzugefügt etc

Gibts da Tips ?
 
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Anonym-36803

Guest
leosky meinte:
Hi
ich nutze Trip Funktionalität von Kayak. Funktioniert wie worldmate - man kann von 3 email accounts weiterleiten und alle gängigen formate anhängen. anbei screenshots mit drill down
Sync mit iphone calendar on top
Offline verfügbar

ich such immer noch eine Möglichkeit sowas sinnvoll mit einem Expense Report zu verknüpfen - zumindest soweit, dass hinterlegt wird, ob bereits hinzugefügt etc

Gibts da Tips ?
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Nur so ein kleiner Tip: Du solltest die Bilder entweder bearbeiten, oder ganz entfernen, da dort der Buchungscode im Klartext drinsteht.

@Topic: Ich habe vor einiger Zeit mal TripIt ausprobiert, dann aber gemerkt, dass viele meiner Bestätigungen und Buchungen nicht akzeptiert werden, sodass ich manuell nacharbeiten musste, was mir irgendwann zu blöd wurde.

Ich habe für alle Reisen einen eigenen Ordner auf der Festplatte, in dem ich alle Unterlagen und Buchungsbestätigungen als pdf ablege. Diesen Ordner synchronisiere ich mit der Cloud, sodass ich auch von unterwegs Zugriff drauf habe.
Flugbuchungen habe ich immer in der jeweiligen Airline-App gespeichert, sowie - sofern möglich - in MyFlights.
 
janfliegt

janfliegt

Erfahrenes Mitglied
28.07.2011
6.129
5
FHH (Feld hinterm Haus)
Anonym-36803 meinte:
Nur so ein kleiner Tip: Du solltest die Bilder entweder bearbeiten, oder ganz entfernen, da dort der Buchungscode im Klartext drinsteht.

@Topic: Ich habe vor einiger Zeit mal TripIt ausprobiert, dann aber gemerkt, dass viele meiner Bestätigungen und Buchungen nicht akzeptiert werden, sodass ich manuell nacharbeiten musste, was mir irgendwann zu blöd wurde.

Ich habe für alle Reisen einen eigenen Ordner auf der Festplatte, in dem ich alle Unterlagen und Buchungsbestätigungen als pdf ablege. Diesen Ordner synchronisiere ich mit der Cloud, sodass ich auch von unterwegs Zugriff drauf habe.
Flugbuchungen habe ich immer in der jeweiligen Airline-App gespeichert, sowie - sofern möglich - in MyFlights.
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Der Trip ist von 2014. was bringt dir die PNR?
 
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Arus

Arus

Erfahrenes Mitglied
05.07.2015
2.292
611
FRA
Ich nutze ein eigenes Wiki (Mediawiki) dazu. Für jeden Trip/Reise eine eigene Seite angelegt, da kommt alles rein in Textform - Anreisedaten, Buchungsdaten, Kosten, Hotels, Adressen, etc. Da habe ich ggf. von überall mit Passwort Zugriff und bin nicht auf eine App angewiesen. Zusätzlich füge ich mir hinterher Tipps und Gedanken ein, zu Empfehlungen, falls ich nochmal da hinkomme - so weiß ich gleich in welchen Restaurants ich zum Beispiel schon war oder was ich damals für das Hotel bezahlt habe.

Für die Reise drucke ich mir das dann noch 1x aus und habe es immer griffbereit.

Die übergreifende Zeitplanung, dass sich nix überschneidet, übernimmt mein Cloud-Kalender. Und Dokumente kommen in einen Ordner abgespeichert - so wie bei einigen meiner Vorredner.
 
P

Pascal1101

Erfahrenes Mitglied
31.12.2013
526
79
DXB
Bei mir haben sich mittlerweile auch gewisse Abläufe eingebürgert, mit welchen man auf jeden Fall nicht in bedrängnis kommt.

Das ganze läuft ein wenig old-school größtenteils in Papierform, was den Vorteil hat, dass man bei etwaigen PC Problemen nicht gleich in Panik verfallen muss. Alle Dokumente vor Reiseantritt einmal per Mail an mich selber, so hat man sie im Notfall nochmal griffbereit.

Grundsätzlich gibt es für jede Reise einen Schnellhefter, beschriftet mit dem jeweiligen Datum und Ziel.
Darin sind dann in chronologischer Reihenfolge die einzelnen Docs, also z.B. Flugbestätigung, Mietwagenbuchung, Hotelbuchung usw.
Alles in der Reihenfolge wie man es dann konkret benötigt.

Bei touristisch motivierten Reisen, welche bei mir den Großteil ausmachen, mache ich mir zusätzlich noch eine Liste mit allen Dingen welche ich unternehmen will und notiere mir dann nach und nach weitere Details dazu (wie gelangt man dort hin, welche Kosten fallen an usw.)

Kurz vor der Abreise schaue ich, ob die Planung noch passt oder ob ich ggf. etwas weglasse oder hinzufüge.
Anschließend bringe ich das ganze Programm in eine sinnvolle Reihenfolge, sodass man sich doppelte Wege usw. sparen kann.
Wenn der großteil Fußläufig passiert, setzte ich mir mit Hilfe von Google Earth die einzelnen Punkte in eine sinnvolle Reihenfolge und markiere mir die entsprechenden Punkte in einem Stadtplan.

Planung ist alles :)

... Wie gesagt old school, aber ganz ehrlich, ich sitze jeden Tag im Büro vor irgendwelchen Excellisten und Userunfreundlichen Systemen, da brauch ich das bei meinem Hobby nicht auch noch (y)
 
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leosky

Aktives Mitglied
13.08.2011
192
0
Welcher Schaden kann aus einem publizierten Buchungscode entstehen. Bitte auch die undenkbaren scenarien.
 
T

the_jo

Erfahrenes Mitglied
20.06.2010
344
0
MUC
Sehr langweilig, aber: Outlook Kalender.

Ich habe X Tools ausprobiert, am besten hat immer noch der einfache Kalender funktioniert.

Reise"termine" haben eine eigene Farbe, sodass bei mir bspw. der kommende Montag aus drei Reise"terminen" besteht:

YYYYY (Buchungscode): Flight MUC-TXL (zur gegebenen Zeit)
YYYYY (Bestätigungsnummer): Hotel Ritz Carlton Berlin (ganztägiger Termin bis zur Abreise)
YYYYY: Transfer TXL-XY-Straße (Blacklane-Bestätigung)
 
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Siwusa

Erfahrenes Mitglied
24.11.2010
4.884
-22
Anonym-36803 meinte:
Nur so ein kleiner Tip: Du solltest die Bilder entweder bearbeiten, oder ganz entfernen, da dort der Buchungscode im Klartext drinsteht.

@Topic: Ich habe vor einiger Zeit mal TripIt ausprobiert, dann aber gemerkt, dass viele meiner Bestätigungen und Buchungen nicht akzeptiert werden, sodass ich manuell nacharbeiten musste, was mir irgendwann zu blöd wurde.

Ich habe für alle Reisen einen eigenen Ordner auf der Festplatte, in dem ich alle Unterlagen und Buchungsbestätigungen als pdf ablege. Diesen Ordner synchronisiere ich mit der Cloud, sodass ich auch von unterwegs Zugriff drauf habe.
Flugbuchungen habe ich immer in der jeweiligen Airline-App gespeichert, sowie - sofern möglich - in MyFlights.
Zum Vergrößern anklicken....

Und wo genau ist das jetzt übersichtlich? :eek:
 
B

BRN

Reguläres Mitglied
21.12.2014
33
0
Ich kann, wie Leosky, das Angebot von Kayak empfehlen. Einfach alles weiterleiten und dann ggf mal manuell nacharbeiten. Von 10 Reisen werden aber 9 sofort richtig dokumentiert; Flüge, Mietwagen, Hotel, Meeting Point, Dinner, etc
 
mglast

mglast

Erfahrenes Mitglied
27.01.2013
1.895
4
Jetzt ohne Witz, wieso nicht einfach alles schön in Outlook einpflegen.

Das ganze dann schön in der Cloud als Back up und gut ist.
Flüge werden blau hinterlegt (offener Rückflug hellblau), Mietwagen Gelb, Hotelnächte schwarz, Freizeit grün, Besprechungen Rot. Alles schön mit Zeitangabe einpfelgen und gut ist.

In Sonstiges / Textfeld kommt dann die Bestätigungsmail von Airline oder Hotel.

Wenn noch was gebucht werden muss, dann einfach die entsprechende Farbe anlegen und dann groß "XXXX" rein, so wird man dran erinnert das manes noch buchen muss.

Blick auf den Tag am Rechner oder Smartfon und wenn da blau, Gelb Rot schwarz vorhanden ist, dann ist der Tag komplett.
 
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