Dokumentenmanagement-Software gesucht

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mf_2

Erfahrenes Mitglied
26.02.2016
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Hallo zusammen,

vorneweg: Ich war der Meinung es gab so einen Thread schon einmal, konnte aber mit der Forensuche nur was zu "Sharepoint vs. Wiki" aus 2014 finden. Daher nun dieser Thread.
Ich suche eine DMS, welche idealerweise auf meiner Synology NAS installiert werden kann. Ich möchte meine privaten Dokumente digitalisieren und dann mittels des DMS taggen und durchsuchen können. Zur Digitalisierung habe ich einen Duplex-Scanner erworben und auf der Synology NAS das Tool "synOCR" eingerichtet. Dadurch habe ich also schon mal durchsuchbare PDFs. Diese PDFs sollen dem DMS als Input übergeben werden. Das DMS soll eine Weboberfläche bieten.
Was ich schon gefunden habe ist paperless-ng. Leider scheitere ich an der Installation via Docker und da ich schon für die synOCR Installation mehrere Tage gebraucht habe, wäre etwas, das "out-of-the-box" läuft echt toll. Gibt es da etwas?
Zur Not kann ich auch einen Linux-Server aufsetzen um das DMS dort zu installieren, aber eigentlich soll es schon auf der Syno laufen.

Wie sind eure Erfahrungen hiermit?
Habt ihr Tipps für entsprechende Programme?

Viele Grüße
mf_2
 
A

abcdefg

Erfahrenes Mitglied
09.09.2014
401
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Ich selbst setze auch auf paperless-ng bzw. jetzt auf die neue Version paperless-ngx. Normalerweise sollte das auch auf einer Synology laufen. Vorteil wäre, dass OCR direkt mit integriert ist. Melde dich doch gerne privat bei mir, dann kann ich dir eventuell helfen?
 
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Uncle Sam

Uncle Sam

Erfahrenes Mitglied
03.10.2020
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Mein privater Papierkram liegt schon seit Jahren in der Dropbox verschlüsselt mit Boxcryptor. Als Scanner nutze ich einen Fujitsu ScanSnap mit der entsprechenden Software. Vermutlich nicht was Du suchst, erfüllt aber seinen Zweck. Und dank Dropbox kann ich weltweit mit allen Betriebssystemen unkompliziert auf meine Dokumente zugreifen
 
Foxfire

Foxfire

Füchslein
10.09.2012
5.548
998
MUC/EDMM
Wenn Du mit Deinem Handy auf die verschlüsselten Docs in Deiner Dropbox zugreifst, werden diese Docs dann "on the fly" entschlüsselt oder lädtst Du Dir Deine Docs erstmal auf's Handy und entschlüsselst dann erst?
 
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mf_2

Erfahrenes Mitglied
26.02.2016
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abcdefg meinte:
Ich selbst setze auch auf paperless-ng bzw. jetzt auf die neue Version paperless-ngx. Normalerweise sollte das auch auf einer Synology laufen. Vorteil wäre, dass OCR direkt mit integriert ist. Melde dich doch gerne privat bei mir, dann kann ich dir eventuell helfen?
Zum Vergrößern anklicken....
Danke, du hast mir gerade schon geholfen -> nämlich mit dem Stichwort "paperless-ngx"! Ich habe nun das mal probiert und das konnte ich per Docker einrichten und es scheint zu laufen (anders als paperless-ng). Nun muss ich mich mal durch den Import der PDFs wühlen.
 
Uncle Sam

Uncle Sam

Erfahrenes Mitglied
03.10.2020
3.858
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Foxfire meinte:
Wenn Du mit Deinem Handy auf die verschlüsselten Docs in Deiner Dropbox zugreifst, werden diese Docs dann "on the fly" entschlüsselt oder lädtst Du Dir Deine Docs erstmal auf's Handy und entschlüsselst dann erst?
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Die Daten werden auf dem Gerät ver-/entschlüsselt
 
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mf_2

Erfahrenes Mitglied
26.02.2016
2.021
3.805
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paperless-ngx läuft nun, sehr schön. Die Texterkennung ist aber recht ressourcenhungrig. Gottseidank muss das aber pro Dokument nur einmal gemacht werden.
Nun stellt sich die nächste Frage: Wie verfahrt ihr mit den Originalen? Vernichtet ihr die oder bewahrt ihr die weiter auf und falls ja, einfach fortlaufend in diversen Ordnern oder weiterhin strukturiert (also themengebundene Ordner)?
Meine Überlegung geht dahin, die gescannten Originale fortlaufend in Ordner abzulegen. Alle 100 (oder X) Dokumente gibt es dann einen Trenner. So kann man die Dokumente im Zweifel wiederfinden. In eine ähnliche Richtung geht die Idee der ASN (https://paperless-ngx.readthedocs.io/en/latest/usage_overview.html), aber hier muss die Nummer manuell eingegeben werden. Kann ich paperless-ngx die Nummer automatisch vergeben lassen (eine laufende Nummer pro Dokument)?
 
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mf_2

Erfahrenes Mitglied
26.02.2016
2.021
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Tiversin meinte:
Seit nunmehr 3 Jahren: ECO DMS

Okay bei uns auf QNAP (Docker) , gibts aber auch für die Synology
Zum Vergrößern anklicken....
Auch das hatte ich bei meiner Recherche gefunden, aber es war mir nicht ganz klar, wie ich an das (für den privaten Gebrauch kostenlose?) Syno-Package komme.
Laut dieses Links kann man das über das Installationshandbuch runterladen:

Synology

Speziell für Synology stellt ecoDMS Images zur Installation des ecoDMS Servers via Docker auf dem NAS - Network Attached Storage bereit.
www.ecodms.de www.ecodms.de

Der Link zum Handbuch (hier rechts "Gratis Handbuch": https://www.ecodms.de/index.php/de/download/ecodms-archiv/ecodms-burns/ecodms-build-21-12) führte aber nicht zum Handbuch. Auf der Downloadseite selbst finde ich aber nur ein Docker-Image, kein Synology-Package. Daher hatte ich weiter gesucht.
Oder habe ich es missverstanden und es muss in jedem Fall via Docker laufen? Wenn ja, warum wird dann auf der Homepage nochmal extra auf die Syno eingegangen?
 
H

hippo72

Erfahrenes Mitglied
11.03.2009
12.587
6.180
Paralleluniversum
Uncle Sam meinte:
Mein privater Papierkram liegt schon seit Jahren in der Dropbox verschlüsselt mit Boxcryptor. Als Scanner nutze ich einen Fujitsu ScanSnap mit der entsprechenden Software. Vermutlich nicht was Du suchst, erfüllt aber seinen Zweck. Und dank Dropbox kann ich weltweit mit allen Betriebssystemen unkompliziert auf meine Dokumente zugreifen
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Ziemlich ähnlich läuft es bei mir privat. Habe ebenfalls einen ScanSnap Scanner - ziemlich colles Gerät!
Alle eingescannten Dokumente landen bei mir automatisch im OneDrive und dort habe ich seit zig Jahren alles gespeichert. Jede Telefonrechnung seit 199x etc.
Prima durchsuchbar, durch Unterordner ideale Struktur.
Von daher benötige ich keinerlei zusätzliche Software/Hardware, die mir Flexibilität raubt.
 
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longhaulgiant

Erfahrenes Mitglied
22.02.2015
10.259
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mf_2 meinte:
paperless-ngx läuft nun, sehr schön. Die Texterkennung ist aber recht ressourcenhungrig. Gottseidank muss das aber pro Dokument nur einmal gemacht werden.
Nun stellt sich die nächste Frage: Wie verfahrt ihr mit den Originalen? Vernichtet ihr die oder bewahrt ihr die weiter auf und falls ja, einfach fortlaufend in diversen Ordnern oder weiterhin strukturiert (also themengebundene Ordner)?
Meine Überlegung geht dahin, die gescannten Originale fortlaufend in Ordner abzulegen. Alle 100 (oder X) Dokumente gibt es dann einen Trenner. So kann man die Dokumente im Zweifel wiederfinden. In eine ähnliche Richtung geht die Idee der ASN (https://paperless-ngx.readthedocs.io/en/latest/usage_overview.html), aber hier muss die Nummer manuell eingegeben werden. Kann ich paperless-ngx die Nummer automatisch vergeben lassen (eine laufende Nummer pro Dokument)?
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Evtl. wäre ja ein Paginierstempel was für dich. Stempeln, scannen, ablegen - und bei Bedarf einfach nach der fortlaufenden Nummer suchen.

So dachte ich auch mal. Deutlich über 150 bin ich mit dem Stempel aber nicht hinausgekommen. Das liegt zum einen daran, dass ich sowieso nur wichtige Dokumente gestempelt habe, die keine Haltefrist haben. Zum anderen will man bestimmte Dokumente nicht stempeln.

Und zum Dritten lege ich die Dokumente sowieso so ab, dass ich sie im Zweifelsfall relativ schnell wiederfinde, nämlich getrennt nach Kategorien, unterteilt in Firmen (nur Verträge) und einen extra Ordner für Rechnungen und andere Belege, die einfach fortlaufend nach Datum sortiert werden. Wenn man da eine braucht kann man die Rechnung schnell im elektronischen Archiv suchen und dann mithilfe des Datums auch das Original schnell wiederfinden. In vier Jahren kann ich mir aber an einer Hand abzählen wie oft ich einen Originalbeleg aus dem Ordner ziehen musste.

Aus diesen Gründen habe ich den Paginierstempel wieder aus meinem Prozess entfernt.

Noch was anderes über das ich im Moment nachdenke: Umwandlung der Dokumente in PDF/A. Habe aber noch keinen wirklich eleganten Weg gefunden.
 
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mf_2

Erfahrenes Mitglied
26.02.2016
2.021
3.805
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longhaulgiant meinte:
[...]
Noch was anderes über das ich im Moment nachdenke: Umwandlung der Dokumente in PDF/A. Habe aber noch keinen wirklich eleganten Weg gefunden.
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Danke für den Input. Genau so habe ich es ja heute (Ordner nach Themen mit Registern). Die Überlegung war nun, das auflösen zu können und alle neuen Dokumente nur noch in einen einzelnen Ordner zu packen und durchzunummerieren. Finden würde ich es ja dann über das DMS.
Zum PDF/A im Speziellen: paperless-ng(x) scheint automatisch PDF/As zu erzeugen. Ggf. hilft dir das? Welches DMS nutzt du denn aktuell?
 
Tiversin

Tiversin

Erfahrenes Mitglied
06.07.2016
2.802
7.063
DUS
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mf_2

Erfahrenes Mitglied
26.02.2016
2.021
3.805
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hippo72 meinte:
Lohnt sich dieser Aufwand im privaten Umfeld?
Langfristigkeit, Backup & Recovery etc betrachtet?
Zum Vergrößern anklicken....
Das kann ich noch nicht sagen. Die Vorteile sind meiner Meinung nach:
- bessere Auffindbarkeit der Dokumente (da eine Mehrfachklassifizierung möglich wird)
- einfacheres Backup (da man die Daten einfach auf eine andere Festplatte, verschlüsselt in die Cloud oder wo auch immer hinlegen kann)
- besserer Zugriff (kein "Sorry, bin gerade unterwegs, aber in 10 Tagen kann ich Ihnen das Dokument raussuchen, einscannen und mailen")

Gerade Backup dürfte sogar einfacher sein als heute, denn heute sind die Dokumente nur einmal vorhanden - gedruckt im Ordner im Aktenschrank. Da gibt es per sé erstmal kein Backup. Wenn sie als PDFs vorliegen sind sie in Windeseile x-fach dupliziert. Auch wenn ich nur einmal im Monat eine Sicherung mache, so wäre das immer noch besser als der Status Quo. Beim Status Quo muss "nur" ein Elementarschaden passieren und meine Dokumente sind weg. Klar, ist selten bzw. unerwartet, aber genau wegen solcher unerwarteten Ereignisse sollte man ja Sicherungen machen.

Langfristigkeit versuche ich durch folgende Punkte Rechnung zu tragen:
- PDF/A als Format -> sollte lange genug lesbar sein (bis ich mal nicht mehr bin)
- Periodische Sicherung auf M-Disc Blu-ray (um silent data corruption zu vermeiden - sofern das bei SSDs überhaupt noch ein Thema ist?) -> persistentes Backup
- Periodische Sicherung auf eine weitere SSD

Recovery sehe ich unproblematisch. Die Originale werden bei der von mir aktuell genutzten Lösung in einem Ordner auf der SSD aufbewahrt. Ich sichere aber auch die mit OCR behandelten Versionen der Originale mit, inkl. der Programm-DB, wo dann auch Tags mit drin sein sollten.
Um eine Disaster Recovery einmal durchzuspielen, werde ich mir einen virtuellen Rechner aufsetzen und das erste Backup dorthin zurückspielen.
 
Zuletzt bearbeitet:
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hippo72

Erfahrenes Mitglied
11.03.2009
12.587
6.180
Paralleluniversum
Sorry, Ich meinte den Aufwand mit Docker auf Syno, proprietäre Lösungen etc.

Die Tatsache ansich - da bin ich bei Dir. Bei mir ist 98% alles digital.
 
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