Hotelrechnung mit Firmenadresse im Kopf

[XT600]

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was passiert rein steuerrechtlich, wenn Hotelrechnungen etc. aus dem Ausland nicht mit der Firmenadresse und Namen des Reisenden versehen sind

Unsere Firma will alle Rechnungen, die diese Anforderung nicht erfüllen nicht mehr ersetzen.

Es wird wahrscheinlich nicht so heiss gegessen wie gekocht aber... was soll hier der Hintergrund sein?

 

[MLang2]

Gar keiner, es sei denn die Firma will sich die ausländische Mehrwertsteuer erstatten lassen.

 

[Mantegna]

Kann mir nicht vorstellen, dass das steuerrechtlich besonders relevant ist. Bei meiner Firma (deutsche Tochtergesellschaft einer amerikanischen Firma) hat wegen derartigem noch nie jemand gemeckert (dafür will die Buchhaltung zu jedem Flug das Passenger Receipt als Beleg). Ich kenne allerdings von vielen Hotels die Frage nach der Rechnungsadresse als Standardfrage beim Aus-Checken.

Mantegna

 

[dipoli]

Gar keiner, es sei denn die Firma will sich die ausländische Mehrwertsteuer erstatten lassen.

was so einfach nachträglich nicht ist.

Wenn, dann wird (nach Überprüfung der ausl. UST ID) die Rechnung gleich netto geschrieben...alles andere ist viel zu kompliziert...

 

[dipoli]

Standard Hotelrechnung mit Firmenadresse im Kopf

was passiert rein steuerrechtlich, wenn Hotelrechnungen etc. aus dem Ausland nicht mit der Firmenadresse und Namen des Reisenden versehen sind

Unsere Firma will alle Rechnungen, die diese Anforderung nicht erfüllen nicht mehr ersetzen.

Es wird wahrscheinlich nicht so heiss gegessen wie gekocht aber... was soll hier der Hintergrund sein?

bin ganz bei Deiner Firma.

Regel ich in meiner Firma genauso. Nicht, weil ich nicht will, sondern weill der Empfängername laut dt. Steuerrrecht auf der Rechnung stehen
muss. Ich glaube, die Grenze, ab der es erforderlich ist, sind knappe 100,-€ oder so.

Sonst wird die Rechnung vom Finanzamt nicht anerkannt!

 

[Fischköpfle]

Die Firmenadresse wird bei uns nach unserer internen Reiseordnung auf inländischen und ausländischen Hotelrechnungen verlangt.
Eine Begründung ist in der Reiseordnung nicht aufgeführt, jedoch ist ganz deutlich vermerkt, dass Hotelrechnung ohne Firmenanschrift und den Namen des Reisenden nicht erstattet werden.

Daher bin ich auch gespannt, ob es einen übergeordneten steuerrechtlichen Grund dafür gibt.

EDIT: dipoli war etwas schneller als ich und gibt schon eine Antwort. Danke.

 

[dipoli]

Daher bin ich auch gespannt, ob es einen übergeordneten steuerrechtlichen Grund dafür gibt.

ja. Gibt es....

Zum Beispiel bei Bewirtungskosten:

Pflichtangaben bei Bewirtungskosten

* Name, Anschrift des Restaurants
* Steuernummer / USt.-IdNr. des Restaurants
* eigener Name und Adresse (darf handschriftlich eingefügt werden)
* Ausstellungsdatum der Rechnung
* Maschinelle Registriernummer (=Rechnungsnummer)
* Datum der Bewirtung, falls es nicht mit dem Rechungsdatum übereinstimmt
* Menge und Art der Speisen und Getränke
* Nettoentgelt
* Umsatzsteuersatz
* Umsatzsteuerbetrag
* Bei Beträgen bis 150 € genügt "19% MwSt. enthalten"

Auf der Rückseite der Rechnung oder einem Beiblatt listen Sie:

* Die Namen aller Teilnehmer, also auch Ihren eigenen, falls Sie teilgenommen haben
* den Firmennamen, bzw. die Funktion Ihrer Gäste, um den betrieblichen Bezug nachzuweisen
* den konkreten geschäftlichen Anlass der Bewirtung.

 

[Pax vobiscum]

Deshalb hat man 2 oder mehr Profile auf HRS

 

[XT600]

wie gesagt: für domestic Deutschland ist es verständlich, aber für die internationalen Hotels sehe ich keinen Bedarf. Innerhalb der EU kann das noch Sinn machen - für Hotels in China oder Japan...

Außerdem geht's auch nicht nur um Hotelrechnungen sondern jegliche Art von Erstattungsbeleg. Dabei hat ein Ersatzbeleg auch keine MwSt oder Rechnungsadresse drauf....

 

[Mantegna]

ja. Gibt es....

Zum Beispiel bei Bewirtungskosten:

Pflichtangaben bei Bewirtungskosten

* Name, Anschrift des Restaurants
* Steuernummer / USt.-IdNr. des Restaurants
* eigener Name und Adresse (darf handschriftlich eingefügt werden)

Das bezieht sich aber jetzt nur auf Bewirtungsbelege - von Hotel kann ich hier nichts erkennen

 

[dipoli]

Das bezieht sich aber jetzt nur auf Bewirtungsbelege - von Hotel kann ich hier nichts erkennen

Ist aber das selbe in grün...

 

[nhobalu]

wie gesagt: für domestic Deutschland ist es verständlich, aber für die internationalen Hotels sehe ich keinen Bedarf. ....

Vorsicht! Ich hatte einen Riesenstress mit den Prüfern bei uns, weil die uns alle USA und Asien Hotelrechnungen nicht anerkennen wollten, weil der Firmenname nicht oder teilweise nicht korrekt (!) draufstand. Wir hatten richtig viel Arbeit, die ganzen Hotelrechnungen nachzubesorgen...

Deswegen kann ich aus eigener Erfahrung nur dringend raten, dass der Firmenname in richtiger Schreibweise wiedergegeben wird. ich lege inzwischen bei jedem EInchecken die Visitenkarte der Firma mit hin und weise darauf hin, dass die Rechnung an diese Firmenadresse ausgestellt sein muss.

Und achtet auf ausgewiesene Frühstückskosten bei Hotelrechnungen! Die Frühstückskosten mindern die Verpflegungsmehraufwendungen!

 

[Rambuster]

Die Betriebsprüfer vom Finanzamt können da mächtig Stress machen.
Besonders gerne werden auch Rechnungen geprüft aus vermeintlichen Urlaubsdestinationen (LAS, HNL, etc).
Wir haben zum Glück immer genügend PR Berichte über unsere Messeauftritte, so dass das dann schnell erledigt ist.

 

[kingair9]

Deswegen kann ich aus eigener Erfahrung nur dringend raten, dass der Firmenname in richtiger Schreibweise wiedergegeben wird.

Das kann man bei einer Firma mit gleich 2 verschiedenen Umlauten im Firmennamen im Ausland (außer AT/CH natürlich) mal gleich getrost vergessen. Ich hatte das Gespräch einmal mit dem Prüfer bei uns, der eine komplett kyrillisch geschriebene Hotelrechnung komplett ohne Gast- oder Firmenname (war nicht viel mehr als ein Kassenzettel) nicht akzeptieren wollte.

Aber was willste machen - es gibt nun mal nicht in jeder russischen Provinzstadt ein westliches Hotel...

 

[SleepOverGreenland]

bin ganz bei Deiner Firma.

Regel ich in meiner Firma genauso. Nicht, weil ich nicht will, sondern weill der Empfängername laut dt. Steuerrrecht auf der Rechnung stehen
muss. Ich glaube, die Grenze, ab der es erforderlich ist, sind knappe 100,-€ oder so.

Sonst wird die Rechnung vom Finanzamt nicht anerkannt!

Die strengen Anforderungen gelten nach dem UStG und somit in aller Regel für inländische Rechnungen/Belege. Werden einzelne Anforderungspunkte nicht erfüllt darf die MwSt nicht in Abzug gebracht werden. Die Rechnung wird allerdings normalerweise trotzdem vom FA als Kosten anerkannt, solange die vereinfachten Regeln eingehalten werden.

Für ausländische Rechnungen deren MwSt. nicht in Abzug gebracht wird gelten eben diese vereinfachte Regeln. Prinzipiell soll der Leistende (Name, Adresse) und die Leistung (Hier: Übernachtung) erkennbar sein, wobei die Landessprache normalerweise akzeptiert wird. Gerade Hotelrechungen im Ausland kommen ja meist im Paket mit weiteren Belegen (Flug, Bahn, Taxi, Mietwagen, Bewirtungen, ...) und können so auch im Kontext Anerkennung finden.

Wir haben uns hier angewöhnt jede einzelne Reise sehr genau zu dokumentieren (Dauer, Zweck, Reisende) und bei Messen z.B. durch Ausdrucke des Messeprogramms von Homepages zusätzlich zu belegen. Das ist zwar etwas Aufwand, aber bisher sind unsere Reisekostenabrechnungen bei Prüfungen immer als vorbildlich gelobt worden.

Die Brüder machen bei uns immer Jagd auf ganz andere Dinge...

 

[Greenie]

Vorsicht! Ich hatte einen Riesenstress mit den Prüfern bei uns, weil die uns alle USA und Asien Hotelrechnungen nicht anerkennen wollten, weil der Firmenname nicht oder teilweise nicht korrekt (!) draufstand. Wir hatten richtig viel Arbeit, die ganzen Hotelrechnungen nachzubesorgen...

Vor Jahren wurde bei uns - ebenfalls nach einer Steuerprüfung - ebenfalls ganz eindeutig eingeführt, dass nur Hotelrechnungen, die Firma und Namen des Reisenden enthalten erstattet werden.

 

[berlinflyer]

Ich habe aus diesem Grunde immer eine Art "Visitenkarte" dabei, aber ohne den ganzen Zusatz wie Logos, e-mail usw.
Da seht nur die genaue Firmenanschrift drauf, nicht mehr, nicht weniger. Damit habe ich noch im kleinsten Hotel bisher immer eine korrekte Rechnung bekommen.

Ansonsten: Drauf achten, dass die Adresse korrekt im Userprofil der jeweiligen Hotelkette hinterlegt ist, dann gibt e auch dort keine Probleme.

 

[thorfdbg]

Mit ausländischen Hotels hatte ich da noch nie Ärger, weil offenbar unsere Reisekostenstelle das auch so frisst. Wichtig ist, wie schon erwähnt wurde, dass ein auf der Rechnung ausgezeichnetes Frühstück von der Tagespauschale zu zahlen ist. Man fährt also meist besser, woanders zu frühstücken (oder, falls das Hotel das mitmacht, das Frühstück nicht extra auszuweisen...).

Problematisch wird es nur innerhalb Deutschlands, da hier die unterschiedlichen Steuersätze (FDP sei dank) für Frühstück und Übernachtung zuschlagen, d.h. hier sollte getrennt ausgewiesen werden, und insbesondere ist, zumindest für unsere Reisekostenstelle, wichtig, dass die Firmen bzw. Institutsanschrift erscheint, damit die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze später auch wieder korrekt aufgedröselt werden können. Also auf HRS etc. mit der Firmenanschrift buchen, und bei der Rechnung nochmal genau kontrollieren, sonst gibt es Ärger.

Grüße,
Thomas

 

[XT600]

Das Aufbröseln ist ja auch so ein Witz, denn lt. Verfügung darf man das Frühstück ja auch dann komplett steuerfrei ersetzen, wenn es aufgebröselt ist. Wenn dann noch eine Buchungsbestätigung vorliegt, muss nur 1,55 EUR von der Pauschale abgezogen werden. Alles von KPMG bei uns so angeblich mit den Finanzbehörden abgesegnet....

 

[peter42]

Mit ausländischen Hotels hatte ich da noch nie Ärger, weil offenbar unsere Reisekostenstelle das auch so frisst. Wichtig ist, wie schon erwähnt wurde, dass ein auf der Rechnung ausgezeichnetes Frühstück von der Tagespauschale zu zahlen ist. Man fährt also meist besser, woanders zu frühstücken (oder, falls das Hotel das mitmacht, das Frühstück nicht extra auszuweisen...).

Problematisch wird es nur innerhalb Deutschlands, da hier die unterschiedlichen Steuersätze (FDP sei dank) für Frühstück und Übernachtung zuschlagen, d.h. hier sollte getrennt ausgewiesen werden, und insbesondere ist, zumindest für unsere Reisekostenstelle, wichtig, dass die Firmen bzw. Institutsanschrift erscheint, damit die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze später auch wieder korrekt aufgedröselt werden können. Also auf HRS etc. mit der Firmenanschrift buchen, und bei der Rechnung nochmal genau kontrollieren, sonst gibt es Ärger.

Grüße,
Thomas

Da helfen Clubzimmer...

 

[Flying Lawyer]

was so einfach nachträglich nicht ist.

Wenn, dann wird (nach Überprüfung der ausl. UST ID) die Rechnung gleich netto geschrieben...alles andere ist viel zu kompliziert...

Wie das funktionieren soll, würde mich interessieren. Die Umsatzsteuer ID Nummer hat Relevanz bei innergemeinschaftlichen Leistungen und führt dazu. dass die Leistung beim Empfänger zu versteuern ist. Eine Hotelübernachtung ist aber keine innergemeinschaftlichen Leistung sondern wird nur im Mitgliedsstaat erbracht und unterfällt damit der Umsatzsteuer im jeweiligen Mitgliedstaat.

 

[economyflieger]

Wie das funktionieren soll, würde mich interessieren. Die Umsatzsteuer ID Nummer hat Relevanz bei innergemeinschaftlichen Leistungen und führt dazu. dass die Leistung beim Empfänger zu versteuern ist. Eine Hotelübernachtung ist aber keine innergemeinschaftlichen Leistung sondern wird nur im Mitgliedsstaat erbracht und unterfällt damit der Umsatzsteuer im jeweiligen Mitgliedstaat.

Mich auch, m.W. funktioniert das gar nicht.

 

[Flying Lawyer]

Vor Jahren wurde bei uns - ebenfalls nach einer Steuerprüfung - ebenfalls ganz eindeutig eingeführt, dass nur Hotelrechnungen, die Firma und Namen des Reisenden enthalten erstattet werden.

Das macht alleine Sinn bei innerdeutschen Leistungen, weil sonst die Vorsteuer (also Umsatzsteuer) nicht erstattet werden kann. Soweit kein Vorsteuerabzug in Ansatz gebracht werden kann, reicht die Reisekostenabrechnung des jeweiligen Reisenden aus, um den Bezug zum Unternehmen darzustellen. Wenn es eine solche Abrechnung allerdings auch nicht gibt (was insbesondere bei Unternehmen mit Firmenkreditkarten gerne der Fall sein kann), dann gibt es ein Problem.

 

[Flying Lawyer]

Mich auch, m.W. funktioniert das gar nicht.

Boah, das war aber schnell. Aber Du hast recht, es funktioniert nicht aus den Gründen, die ich nannte....

 

[economyflieger]

Boah, das war aber schnell. Aber Du hast recht, es funktioniert nicht aus den Gründen, die ich nannte....

sagt unser WP auch.