Wissensdatenbank-Software gesucht

[dfSEN]

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Ich bin für meine Firma auf der Suche nach einer Wissensdatenbank.
Diese soll von mehreren Standorten aus Zugriff auf Bilder, Referenzprojekte, Planungsdaten, Präsentationen, Handbüchern etc. ermöglichen.
(Dateiformate jpg, pdf, dwg, und alle Office-Dateitypen)
Die Dokumente sind vorhanden und sollen keinesfalls neu abgetippt werden o.ä.
Wichtig ist eine gute Vorschau-Funktion (vor allem auch für Bilder), eine Volltextsuche, Möglichkeit zur Verschlagwortung von Dokumenten.
Optimal wäre ein externer Zugriff auf selektiv freigegebenen Content für freigegebene User.

Ein DMS-System ist bereits im Einsatz, hat aber Schwächen bei der Vorschaufunktion für Bilder, der Übersichtlichkeit und der Benutzeroberfläche.
Außerdem erlaubt es keinen Zugriff für externe Anwender.

IT-Berater 1 erpfielt Sharepoint von MS, ist auch bereits im Einsatz. Meine Erfahrung damit ist aber, dass die Ablage hierarchisch / Baumstruktur ist
und so stelle ich mir das nicht vor.

IT-Fachmann 2 empfiehlt klassisches Intranet mit einer Wiki-Software und ggf. Google-Appliance/Google-Server

Gibt es noch weitere Ideen von den IT-Spezialisten hier im Forum? Ich habe versucht mir im Internet einen schnellen Überblick zu verschaffen aber das ist aussichtslos...
Viele der Programme scheinen mir ziemlich anwenderunfreundlich. Und es sollte keine Oberfläche wie SAP vor 30 Jahren sein - einfach, intuitiv und modern.

 

[hansiflyer]

Ich bin für meine Firma auf der Suche nach einer Wissensdatenbank.
Diese soll von mehreren Standorten aus Zugriff auf Bilder, Referenzprojekte, Planungsdaten, Präsentationen, Handbüchern etc. ermöglichen.
(Dateiformate jpg, pdf, dwg, und alle Office-Dateitypen)
Die Dokumente sind vorhanden und sollen keinesfalls neu abgetippt werden o.ä.
Wichtig ist eine gute Vorschau-Funktion (vor allem auch für Bilder), eine Volltextsuche, Möglichkeit zur Verschlagwortung von Dokumenten.
Optimal wäre ein externer Zugriff auf selektiv freigegebenen Content für freigegebene User.

Ein DMS-System ist bereits im Einsatz, hat aber Schwächen bei der Vorschaufunktion für Bilder, der Übersichtlichkeit und der Benutzeroberfläche.
Außerdem erlaubt es keinen Zugriff für externe Anwender.

IT-Berater 1 erpfielt Sharepoint von MS, ist auch bereits im Einsatz. Meine Erfahrung damit ist aber, dass die Ablage hierarchisch / Baumstruktur ist
und so stelle ich mir das nicht vor.

IT-Fachmann 2 empfiehlt klassisches Intranet mit einer Wiki-Software und ggf. Google-Appliance/Google-Server

Gibt es noch weitere Ideen von den IT-Spezialisten hier im Forum? Ich habe versucht mir im Internet einen schnellen Überblick zu verschaffen aber das ist aussichtslos...
Viele der Programme scheinen mir ziemlich anwenderunfreundlich. Und es sollte keine Oberfläche wie SAP vor 30 Jahren sein - einfach, intuitiv und modern.

Ich nutze für so etwas Citavi - allerdings als Einzelanwender. Die Business-Funktionen die Du suchst sollte es aber auch haben.
Für Unternehmen | Citavi

 

[fortis]

Wir arbeiten mit Confluence und ich bin damit nicht unzufrieden.

Das Integrieren externer Dateien klappt gut, ob die Volltextsuche hinhaut müsste ich aber mal kurz testen.

https://www.atlassian.com/de/software/confluence

 

[dfSEN]

Die Software hatte ich bei Google recht weit oben auch gefunden - wenn Du das bitte mit der Volltextsuche mal ausprobieren könntest wäre es klasse.

 

[DSkywalker]

+1 für Wiki wenn es nix oder wenig kosten soll. Wir setzen das MediaWiki (sic!) ein...

 

[krabbenkopf]

Als SharePoint-Berater sage ich mal SharePoint, kann aber nicht verstehen, was Du mit Deinem Einwand meinst?

 

[DSkywalker]

Als ITler, in dessen Firma ebefalls Sharepoint eingesetzt wird, rate ich dir.

Lass die Finger von Sharepoint.

Das Ding ist sehr resourcenfressend (also muss wohl ein neuer Rechner her), man braucht natürlich jede Mange Lizenzen (sic)...
und ich habe mir sagen lassen, daß sharepoint sehr wartungsunfreundlich ist..

 

[peter42]

Wir arbeiten mit Confluence und ich bin damit nicht unzufrieden.

Das Integrieren externer Dateien klappt gut, ob die Volltextsuche hinhaut müsste ich aber mal kurz testen.

https://www.atlassian.com/de/software/confluence

Kenne ich auch, finde ich übertuert für das was es bietet - dann lieber ein OSS-Wiki!

 

[dfSEN]

Als SharePoint-Berater sage ich mal SharePoint, kann aber nicht verstehen, was Du mit Deinem Einwand meinst?

Vielen Dank für die rege Diskussion - Wiki und Sharepoint scheinen beide so ihr Für und Wider zu haben.

Also mein Einwand oder Problem mit dem Sharepoint - so wie wir ihn zur Zeit verwenden - ist, dass die Ablage wie in Exporer in Form einer Baumstruktur funktioniert.
D.h. ich klicke mich durch ewig viele Ordner und Unterordner und muss, wenn ich ein Thema zwei Bereichen zuweisen will, das Dokument doppelt ablegen.

Beispiel: ich habe eine ppt-Präsentation für einen Kunden erstellt, wo wir für einen Videokonferenzraum die Einrichtung, Medientechnik und Akustik planen.
Die will ich unter dem Stichwort "Akustik" finden aber auch wenn ich nach "Videokonferenz" suche und evtl. noch den Hersteller, dessen Produkte ich eingesetzt habe.
So wie ich Sharepoint kenne bzw. wie wir es heute nutzen mit den Bibliotheken müsste ich die Datei doppelt und dreifach ablegen - oder?

Außerdem ist meine Erfahrung - so wie DSkywalker schreibt - dass es sehr pflegeintensiv ist.
Wir lassen unsere Zeiterfassung auch über eine Datenbank im Sharepoint laufen und es hat 3 Monate gedauert bis das reibungslos und ohne Fehlermeldungen funktioniert hat.

 

[dfSEN]

Wir arbeiten mit Confluence und ich bin damit nicht unzufrieden.

Das Integrieren externer Dateien klappt gut, ob die Volltextsuche hinhaut müsste ich aber mal kurz testen.

https://www.atlassian.com/de/software/confluence

Habe mir das gestern noch mal genauer angeschaut - scheint aber stark auf Texte focussiert zu sein.
Ich brauche auch andere Dokumententypen z.B. pdf, Pläne etc. - geht das auch?

 

[jodost]

eigentlich wäre meine Empfehlung auch Sharepoint gewesen. Wie gut man das nachher umsetzt, steht und fällt wohl mit der Person, die es macht.

Generell solltest Du Dir erstmal klarer werden, was Du HAST und was Du BRAUCHST.

Wenn Du eine sehr Windows-/MS-Office-lastige Umgebung hast, dann bietet sich Sharepoint vielleicht eher an als in einer heterogenen Umgebung. Gerade in Bezug auf Office-Dokumente ist es praktisch, wenn Du innerhalb Word (ohne sep. zurück auf die Intranet-Webseite gehen zu müssen) Versionsvergleiche anstellen kannst, wenn Du direkt beim Speichern aus Excel heraus das Dokument unter einem neuen Namen ins Intranet hochladen kannst und da dann direkt nach den konfigurierten Metadaten gefragt wirst.

Wenn Du ohnehin stark mit nicht-MS-Produkten arbeitest, d.h. wenn die Mitarbeiter sowieso nachher z.B. den Weg "Dokument auf dem eigenen Rechner speichern und dann manuell hochladen" machen müssen, dann ist der Komfortvorteil vom Sharepoint gegenüber anderen Produkten ohnehin komplett weg (bzw. dann punkten vielleicht andere).

Wenn Du mit einem Wiki hinkommst (bzw. die anderen Anforderungen z.B. über das Dokumentenmanagement-System gelöst werden können), dann ist Sharepoint übertriebener Blödsinn. Allerdings habe ich in Deinem ursprünglichen Posting kaum etwas gelesen, wo überhaupt ein Wiki sinnvoll/hilfreich wäre.

Lass die Finger von Sharepoint.

Das Ding ist sehr resourcenfressend (also muss wohl ein neuer Rechner her), man braucht natürlich jede Mange Lizenzen (sic)...
und ich habe mir sagen lassen, daß sharepoint sehr wartungsunfreundlich ist..

Ressourcenfressend - server- oder clientseitig? Clientseitig kann ich nicht bestätigen. Serverseitig ... natürlich kann man ein System mit ner MS-SQL-Datenbank dahinter und Volltext-Indizierungsjobs für Word/PDF/...-Dokumente nicht auf irgend einem Rechner laufen lassen, da muss dann wohl ein neuer her. Aber ich glaube, ein vernünftiges Firmenintranet für eine Firma mit offensichtlich mehreren Standorten wird sicherlich nicht an einem Server in der Preisklasse 2-3000 Euro scheitern.

Lizenzen - auch das kommt drauf an. Wer von Null an bei Microsoft anfängt und sich dann auch noch Sharepoint Server leistet, braucht tatsächlich jede Menge Lizenzen. Wenn schon Microsoft-lastiges Netzwerk vorhanden und lizenziert ist, wenn von den Anforderungen her MS Sharepoint Foundation ausreicht, kommt man möglicherweise mit sehr wenig Mehrkosten davon.

 

[flying_student]

samepage von Kerio oder wenn es mehr nach Projektmanagement gehen soll: teamlab.

Sharepoint würde ich lassen, solange man keine inhouse Programmierer und Admins hat.