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Thema: Dokumenten-Archivierungssoftware gesucht...

  1. #1
    Erfahrenes Mitglied Avatar von jetblue
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    Standard Dokumenten-Archivierungssoftware gesucht...

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    Hallo zusammen,

    ich suche eine Archivierungssoftware, mit der ich Dokumente (vor allem PDF) zum Archivieren importieren kann. Meine Vorstellung wäre, dass ich das PDF importiere und die Software möglichst selbständig (gem. meinen Einstellungen) die Doks Archiviert, im zugeteilten Verzeichnis speichert, den Dokumentennamen anhand den Informationen selber vergibt. Dazu wäre eine Hinterlegung der Stichwörter im Dokument nützlich, damit die Dokumente über eine Suchfunktion gefunden einfach werden können. Diesen Automatismus wünsche ich mir vorallem zur Zeitersparnis.

    Das wären so meine Vorstellungen über die Software. Ich denke, es sollte etwas entsprechendes geben. Ich bin auch gerne bereit eine Lizenz für die Software zu einem 'angemessenen' Preis zu zahlen. Ich habe schon einige Google-Suchen gemacht und bin u.A. auf die folgende Seite gestossen: https://www.computerbild.de/download...rungssoftware/ . Irgendwie war nicht das passende darunter.

    Habt ihr mir Empfehlungen und Tipps über solche Software? Am liebsten Erfahrungsberichten mit Programmen, welche ihr selber verwendet.

    Besten Dank schon im Voraus!

  2. #2
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    Ich benutze nur gelegentlich Mendeley (https://www.mendeley.com/). Mag sein, dass es für Deine Zwecke reicht oder auch nicht, aber man kann es for free ausprobieren.
    jetblue sagt Danke für diesen Beitrag.

  3. #3
    Erfahrenes Mitglied Avatar von Hauptmann Fuchs
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    Vergiss nicht, dass Google Docs auch (automatisch) Dokumente OCRren und indexieren kann.

    Meine Erfahrung, ist das man dann mit 1-2 Suchaufträge Sachen schneller gefunden hat, als die Zeit die man sonst ins Rubrizieren stecken würde (da bezieht auf meine 24 GB Mails, für Dokumentverwaltung benutze ich es nicht).
    jetblue sagt Danke für diesen Beitrag.

  4. #4
    Moderator Mitgliedertreff & Payback Avatar von chris-99
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    Schau Dir mal Paperport an. Die Software hat den Vorteil, daß sie die Dateien direkt in Ordner ablegt und nur eine Indexdatei erzeugt.
    jetblue sagt Danke für diesen Beitrag.
    Habe heute fast 5 Minuten gebraucht, um herauszufinden, was "Brathering" bedeutet. Dann die Erkenntnis: Ist ja deutsch, nicht englisch!

  5. #5
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    Schöne open source Lösung dafür: https://paperless.readthedocs.io/en/latest/index.html
    klaus79856, jetblue und stefan_vienna sagen Danke für diesen Beitrag.

  6. #6
    Erfahrenes Mitglied Avatar von kingair9
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    Bei den meisten genannten Lösungen oben muss man die Dokumente erst selbst scannen und damit die PDF als „Ausgangsbasis“ herstellen. Wer mehr Papier hat, der sollte sich das Scansnap System mal ansehen. Wir sind sehr zufrieden - Korrespondenz, Ablage, Rechnungen etc etc einfach als unsortierten Stapel auf den Scanner und binnen Sekunden OCRed und abgelegt...

    https://www.fujitsu.com/de/products/...ners/scansnap/
    jetblue sagt Danke für diesen Beitrag.

  7. #7
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    Zitat Zitat von darthvader Beitrag anzeigen
    Schöne open source Lösung dafür: https://paperless.readthedocs.io/en/latest/index.html
    Ergänzend dazu: ich baue mir gerade mein privates Digitalarchiv auf. Dazu habe ich auf meinem FreeNAS ein "Jail" konfiguriert, in dem dann Paperless (s.o.) läuft. Problem ist nun, wie kommen die gescannten Dateien zu Paperless. Meinen Fujitsu Snapscan per USB anschließen geht nicht, da BSD Jails kein USB passthrough erlauben. So habe ich den Snapscan an einen RaspberryPI angeschlossen, der sich sonst um alle Smarthome-Geräte kümmert. Dort SANE/scandb installiert. Mit https://github.com/rocketraman/sane-scan-pdf werden daraus pdfs, über die schon OCR gelaufen ist. DIese werden auf das Netzwekshare gepackt, dass paperless dann auswertet.
    Klar, ist etwas Bastelei. Macht aber Spass. Außerdem verlassen meine gescannten Daten nicht das Haus zu irgenwelchen Cloudprovidern - abgesehen von gpg verschlüsselten Backups.
    jetblue sagt Danke für diesen Beitrag.

  8. #8
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    Ich hatte mir mal diese Software angesehen, aber noch nicht im Einsatz
    https://www.jbsoftware.de/office-n-pdf/
    jetblue sagt Danke für diesen Beitrag.

  9. #9
    Erfahrenes Mitglied Avatar von jetblue
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    Besten Dank für Eure zahlreichen Tipps. Ich werde mich morgen mal damit im Detail befassen und euch dann ein Feedback geben!
    klaus79856 sagt Danke für diesen Beitrag.

  10. #10
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    Standard Digitale (private) Ablage

    Guten Morgen,

    durch ein Gespräch mit unseren Nachbarn zum Thema Vernichtung alter Unterlagen bin ich auf die Idee gekommen ob wohl eine Digitalisierung privater Unterlagen praktikabel und vor allem sinnvoll ist. Ich denke da an einen Dokumentenscanner um sämtliche Versicherungsunterlagen, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen usw zu digitalisieren um mich von den ganzen Ordnern und dem Papierkrieg zu trennen. Praktiziert das jemand? Ist das sinnvoll oder sollte man bestimmte Unterlagen sowieso im Original aufheben sodass es letztlich eher zusätzliche Arbeit ist?
    ACE AGA BKK CDG CGN DMK DOH DPS DUB DXB FRA HAJ HAM HKG JFK KOS KUL MAH MBJ MUC PMI PNH REP SGN SIN SKG SNN STN STR SPC

  11. #11
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    Ja, da ich quartalsweise und für Steuererklärung an den StB übermitteln muss, scanne ich sowieso alles.
    Somit alles

    a) im Outlook Archiv
    b) in der Dropbox und
    c) aufm NAS als Backup
    Jekodibe sagt Danke für diesen Beitrag.

  12. #12
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    Zitat Zitat von Jekodibe Beitrag anzeigen
    durch ein Gespräch mit unseren Nachbarn zum Thema Vernichtung alter Unterlagen bin ich auf die Idee gekommen ob wohl eine Digitalisierung privater Unterlagen praktikabel und vor allem sinnvoll ist. Ich denke da an einen Dokumentenscanner um sämtliche Versicherungsunterlagen, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen usw zu digitalisieren um mich von den ganzen Ordnern und dem Papierkrieg zu trennen. Praktiziert das jemand?
    Mache ich seit 10+ Jahren privat so. Alles was per Papier reinkommt und scannbar ist, wird eingescannt und elektronisch verarbeitet.
    Kontoauszüge, Rechnungen, Statuskarten, einfach alles.
    Speichere alles als pdfs in meinem OneDrive ab (Dropbox würde genauso funktionieren, wie von travelben berichtet).
    Entsorge anschließend alles Papier, was nicht zwingend als Papier aufgehoben werden muss.
    Habe auch alle Kontoauszüge seit ich ein Bankkonto habe eingescannt, alle Telefonrechnungen etc.

    Zitat Zitat von Jekodibe Beitrag anzeigen
    Ist das sinnvoll oder sollte man bestimmte Unterlagen sowieso im Original aufheben sodass es letztlich eher zusätzliche Arbeit ist?


    Zusätzliche Arbeit ja, aber für mich lohnt es sich. Bin ja auch ab und an unterwegs und da dann Zugriff auf bestimmte Dokumente zu haben hat mir schon öfters geholfen.
    Was ich aufhebe sind "amtliche Dokumente" wie zB Einkommensteuererklärung, Urkunden etc.

    Anfangs war es viel Aufwand, das sauber zu strukturieren. Aber inzwischen läuft es einfach nebenher und fällt nicht auf. Platzersparnis und eben die permanente Zugriffsmöglichkeit überwiegen.

    Als nächstes Projekt will ich auch sämtliche Kleinpapiere wie Einkaufsbelege, Restaurantrechnungen etc. einscannen und archivieren (NICHT wegen dem Finanzamt).
    Dank REWE bekomme ich ja meine Einkaufsrechnungen überwiegend schon als pdf, das erleichtert mir einiges. Und wenn ich in den USA einkaufe, ist das eh schon eher Standard als die Ausnahme.
    dreschen und Jekodibe sagen Danke für diesen Beitrag.
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  13. #13
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    Klasse, so hatte ich mir das auch vorgestellt, den praktischen Zugriff von überall hatte ich dabei noch gar nicht bedacht.
    Welche Scanner nutzt ihr dafür?
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  14. #14
    Erfahrenes Mitglied Avatar von kingair9
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    Zitat Zitat von Jekodibe Beitrag anzeigen
    Klasse, so hatte ich mir das auch vorgestellt, den praktischen Zugriff von überall hatte ich dabei noch gar nicht bedacht.
    Welche Scanner nutzt ihr dafür?
    Wir haben gerade in den letzten Wochen alles auf ScanSnap digitalisiert. Der scannt nicht nur sondern liest per OCR alles ein so dass wir sämtliche Dokumente per Stichwortsuche binnen Sekundenbruchteilen durchsuchen können.

    Klar, ist eher eine halbprofessionelle bis professionelle Lösung und kostet daher einiges - aber da wir permanent zwei Lebensmittelpunkte haben (beruflicher Zweitwohnsitz und Familienwohnsitz) ist das schon extrem gut.

  15. #15
    Erfahrenes Mitglied Avatar von kingair9
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    Vielleicht können die Mods das ja mit dem bestehenden Thread https://www.vielfliegertreff.de/besi...e-gesucht.html zusammen legen. Ich melde das mal...
    hippo72 und Jekodibe sagen Danke für diesen Beitrag.

  16. #16
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    Zitat Zitat von Jekodibe Beitrag anzeigen
    Welche Scanner nutzt ihr dafür?
    Mehrere:
    Einige Dokumente kommen ja schon als pdf (per Mail oder als Download).
    Den Großteil scanne ich im Büro mit einem großen System (ist in Laufweite und aus bestimmten Gründen habe ich keine Privatsphäreprobleme).
    Kleinkram oder künftig Rechnungen unterwegs werden per OfficeLens (Microsoft iOS App) bzw. der integrierten Funktion in der OneDrive-App eingescannt und gleich am richtigen Speicherort abgelegt.
    Zuhause habe ich noch nen OfficeJet Scanner/Drucker, den ich ebenfalls verwenden könnte.
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  17. #17
    Moderator Avatar von maxbluebrosche
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    Zitat Zitat von kingair9 Beitrag anzeigen
    Vielleicht können die Mods das ja mit dem bestehenden Thread https://www.vielfliegertreff.de/besi...e-gesucht.html zusammen legen. Ich melde das mal...
    Erledigt
    kingair9 und Jekodibe sagen Danke für diesen Beitrag.
    früher war alles besser - sogar die Zukunft

  18. #18
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    Zitat Zitat von hippo72 Beitrag anzeigen
    [...]
    Dank REWE bekomme ich ja meine Einkaufsrechnungen überwiegend schon als pdf, das erleichtert mir einiges. Und wenn ich in den USA einkaufe, ist das eh schon eher Standard als die Ausnahme.
    Geht das auch mit nornalen Rewe-Einkäufen und wenn ja, wie? Oder geht es hier um den Rewe-Onlineshop? Ich tippe immer alle Rewe-Quittungen manuell ab und das nervt ...

  19. #19
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    Zitat Zitat von mf_2 Beitrag anzeigen
    Geht das auch mit nornalen Rewe-Einkäufen und wenn ja, wie? Oder geht es hier um den Rewe-Onlineshop? Ich tippe immer alle Rewe-Quittungen manuell ab und das nervt ...
    Ich wohne leider auf dem Dorf, da kann ich nicht online bestellen. Kann daher nur in den Filialen einkaufen.
    Ich habe meine Payback-Karte mit meinem REWE-Konto verknüpft und bekomme damit bei jedem Einkauf mit der Payback-Karte (ich lasse sie auch scannen, wenn ich zB nur für <1€ einkaufe, was ja keine PB-Punkte gibt). Danach bekomme ich den Kassenzettel per E-Mail (dauert manchmal bis zu 1h).
    Was auf dem elektronischen Kassenzettel fehlt, ist der aufaddierte Monatsumsatz für die Payback-x-fach Punkte. Die werden nur auf dem Papierbon ausgewiesen. Mei.
    mf_2 sagt Danke für diesen Beitrag.
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  20. #20
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    Nutze auch den ScanSnap iX500, lege das alles in einer groben Ordnerstruktur (Bank / Versicherung / Rechnungen) ab. Den Rest lasse ich die Suchfunktion machen. Lohnt sich vor allem wenn man etwas mehr Papier hat, da der Scanner 25 Seiten/Minute Duplex schafft. Habe ihn mir damals gekauft um Papier von ca. 10 Jahren zu digitalisieren.

    Ich denke man muss sich davon lösen ein kompliziertes Ablagesystem zu entwickeln, das kostet sehr viel Zeit zum sortieren bringt aber vergleichsweise wenig.
    kingair9 sagt Danke für diesen Beitrag.

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