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In Fällen wie diesen dienen EMDs als Krücke, um ein Guthaben auszuzahlen. Bei Ticketumschreibungen, die zu einer Nachzahlung führen, wird die Differenz wie bei einem Neuverkauf kassiert. Wenn sich durch eine Umschreibung die Reise jedoch verbilligt, gibt es keine technische Möglichkeit, die Differenz einfach auf dieselbe Zahlungsart wie beim Kauf zu erstatten. Deshalb die EMD-Erstellung, um ein Dokument zu haben, das dann per Refund erstattet wird.
Dass du dieses Dokument erhalten hast, wundert mich, denn du selbst kannst da in der Tat wohl nicht viel mit machen. Ich vermute, da wurde der letzte Schritt vergessen. Wenn die Erstattung gleich mit durchgeführt worden wäre, hättest du das Teil nie zu sehen bekommen.
Also anrufen und darum bitten, dass die ihren Job zu Ende bringen ...