Hotelrechnungen direkt an die Firma - Lösung für Unternehmen

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goulabf9

Neues Mitglied
14.11.2019
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Eine Lösung kann zB die AirPlus Kreditkarte sein.

Diese wird von der Firma beantragt, rechnet aber (wie eine private KK des Monteurs) mit dem privaten Girokonto ab.
Anders als die private KK hat die Karte aber ein längeres Zahlungsziel, so daß die Abrechnungen / Auszahlungen an den MA idR bereits getätigt wurden, wenn der Betrag seitens der KK abgebucht wird.

Ja genau das haben wir trotzdem funktioniert es nicht ideal. Zahlungsziel ist nur 20 Tage und die Abrechnung dauert einfach zu lange bei uns
Ausserdem haben wir schon Fälle von KK-Betrug gehabt und es wird immer schwieriger die MA zu überzeugen, daß das Ganze über das privatkonto rennt.
Trotzdem ein guter Tipp
 

goulabf9

Neues Mitglied
14.11.2019
11
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Buchung über die Firma, und Zahlung durch die Firma entweder direkt an das Hotel oder Reisebüro - ist jetzt wirklich keine Zauberei.

Finde ich auch eigentlich ... nur wenn man auf einer Seite 10 Techniker hat die ständig unterwegs sind und ganz viele unterschiedliche Hotels besuchen

und auf einer anderen Seite ein ERP System was total starr ist, in dem man nur Lieferanten zahlen kann die angelegt sind, daß man zum Anlegen eines Lieferanten soviele Daten von ihm braucht, daß dann tausende Leute noch freigeben müssen ... mach es kein Spaß
 
Zuletzt bearbeitet:

goulabf9

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14.11.2019
11
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Wenn ich meine Mitarbeiter in ganz Europa rumschicke um Arbeiten für mich auszuführen, sollte man diesen doch soweit vertrauen, so dass ich ihnen eine Kreditkarte ausstelle, oder!?

Spätestens bei der Abrechnung fallen sämtliche Sauereien die der Mitarbeiter gemacht hat auf :)

Wäre auch mein Lieblingsszenario aber absolutes No-Go von der Geschäftsführung ... Thema Haftung unter anderem
 
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SleepOverGreenland

Megaposter
09.03.2009
20.503
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FRA/QKL
Wodurch wird das private Bier bzw. der Geldbetrag denn dann zum Vorschuss? Ein Vorschuss setzt nach meinem Verständnis Wissen und Willen des Arbeitgebers voraus, woran es aber fehlt, wenn die Firmenkreditkarte bestimmungswidrig verwendet wird. Außerdem dürfte bereits mit über die Firmenkreditkarte (die vom Firmenkonto abbucht) erfolgter Begleichung der Rechnung, die das private Bier enthält, ein Schadensersatzanspruch des Arbeitgebers in Höhe des Bierpreises entstehen.

Das Ganze ist kein Schadenersatzanspruch sondern eine steuerfreie geldwerte Leistung des AG die dem AN unter Aufrechnung der Steuern (und je nach Höhe des Gehalt vielleicht auch Sozialversicherungen) wieder in Abzug zu bringen ist. Natürlich alles schön sauber aufgedröselt und vor und zurück gebucht.

Wenn man durch diesen Wahnsinn einmal durch ist gibt es einfach keine Firmen KK mehr. Aus, basta.
 

goulabf9

Neues Mitglied
14.11.2019
11
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Fast jede Firma regelt das über Vorschüsse und das Thema funktioniert. Schaffe keine Lösungen wo es kein Problem gibt.

Ja das können wir auch machen und das war früher auch kein so großes Thema. Irgendwie heuzutage wachen die MA auf ist so mein Eindruck und sagen warum soll ich eigentlich für die Firma haften ? Es geht fast nicht mehr um das Geld (also schon ...) sondern mehr um das Prinzip.
 

goulabf9

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14.11.2019
11
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Wir buchen direkt über HRS oder Ehotel und haben da eine Firmenanbindung, d.h. es wird quasi die (virtuelle Firmenkreditkarte) hinterlegt und gleichzeitig gibt es von den Anbietern direkt und automatisch eine Mitteilung an das Hotel über die Kostenübernahme. Ganz easy und ich habe keine Abrechnung oder ähnliches die gemacht werden muss

Genau sowas ähnliches habe ich gesucht. Ich war zwar auf die HRS Seite, hat aber diese Möglichkeit nirgendwo gelesen.
Danke auf jeden Fall !
 

goulabf9

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14.11.2019
11
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Ich würde in diesem Falle empfehlen Google einmal zu bemühen. Es gibt sehr viele Angebote von Reisebüros, Lufthansa(AirPlus) oder eben Portalen wie HRS die verschiedene Prozesslösungen anbieten. Da ich hier keine Werbung posten möchten empfehle ich nur als Beispiel einen Suchbegriff „invisible pay hrs“

Danke, eigentlich der Suchbegriff hat mir gefehlt. Ich wußte nicht wie man es formuliert.
 

AndreasCH

Erfahrenes Mitglied
06.02.2012
3.711
79
Ja genau das haben wir trotzdem funktioniert es nicht ideal. Zahlungsziel ist nur 20 Tage und die Abrechnung dauert einfach zu lange bei uns

Dann soll Dein Brötchengeber mal besser verhandeln, meine Frau bekommt von Ihren Arbeitgeber 2 CCs gestellt, eine Firma, eine Privat, beide Gratis, Zahlungsziel 60 Tage. Bei Geschäftsausgaben, hat sie das Geld in der Regel, bevor die CC von ihren Konto abgebucht wird.
 
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SleepOverGreenland

Megaposter
09.03.2009
20.503
8.926
FRA/QKL
Ja das können wir auch machen und das war früher auch kein so großes Thema. Irgendwie heuzutage wachen die MA auf ist so mein Eindruck und sagen warum soll ich eigentlich für die Firma haften ? Es geht fast nicht mehr um das Geld (also schon ...) sondern mehr um das Prinzip.
Welche Haftung hat denn der MA wenn er seine Übernachtung im Hotel begleicht? :confused:

Wenn er natürlich seine CC als Sicherheit hinterlegt und das Zimmer verwüstet oder die Armaturen und den Pay TV mitgehen lässt, dann sieht die Sache schon anders aus. :D
 

goulabf9

Neues Mitglied
14.11.2019
11
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Welche Haftung hat denn der MA wenn er seine Übernachtung im Hotel begleicht? :confused:

Wenn er natürlich seine CC als Sicherheit hinterlegt und das Zimmer verwüstet oder die Armaturen und den Pay TV mitgehen lässt, dann sieht die Sache schon anders aus. :D

Haftung in dem Sinne daß Du als MA sicherstellen sollst daß Du Liquidität auf Deinem Konto hast. Du sollst auch eine hoch genug Bonität haben, damit Du überhaupt eine CC mit genug Limit bekommst

Es geht auch um das Thema CC Betrug. Je öfter Du eine CC verwendest, desto höher das Risiko. Ist bei uns einem Techniker passiert. Monatelang wurden kleinere Summen abgebucht und er hat es leider nicht bemerkt weil er erstens durch die viele Reise soviele Abbuchungen hat, daß er nur drüber geschaut hat daß es in Summe mehr oder weniger paßt und zweitens weil er von der alten Schule ist ... sofortige Nachrichten am Handy bei Abbuchungen sind ihm unbekannt, vom Computer hält er sich fern, usw... selber schuld kann man sagen, er sieht das halt etwas anders und viele andere auch.
 

Chris09

Reguläres Mitglied
09.09.2014
83
1
Genau sowas ähnliches habe ich gesucht. Ich war zwar auf die HRS Seite, hat aber diese Möglichkeit nirgendwo gelesen.
Danke auf jeden Fall !

Einfach kontaktieren und Fragen. Habe allerdings keine Ahnung was die Voraussetzungen angeht, ich vermute mal, dass es schon ein gewisses Reisevolumen geben muss. Wir sind da als relativ großes Beratungsunternehmen wahrscheinlich der Idealkunde...
 

offtherecord

Erfahrenes Mitglied
13.11.2009
1.432
300
Es gibt m.E. drei Grundtypen von Kreditkarten:
1) Privat: Läuft auf mich, und bucht am Monatsende von meinem Konto ab.
2) Amex Business, Air Plus etc.: Läuft auch auf mich, bucht aber erst einen Monat später von meinem Konto ab.
3) Reine Firmenkreditkarte. Läuft auf die Firma und bucht von deren Konto ab, ist mir persönlich noch nie untergekommen.

Die ideale Lösung, wenn man nicht über die HRS etc. Lösungen arbeiten möchte, ist doch Version (2) mit einem Vorschuss in Höhe der durchschnittlichen monatlichen Kosten. Damit muss der AN sich nicht um die Liquidität sorgen, und sollte der AG pleite gehen, ist das Risiko ebenfalls geringer. Gleichzeitig kann der AG sicher gehen, dass der AN die Karte nicht zu freizügig einsetzt.
 
Zuletzt bearbeitet:

gtrecker

Erfahrenes Mitglied
29.06.2009
702
44
CGN
Bei uns gibt es 3): Konzern mit >80.000 MA weltweit. Private Verwendung untersagt. Wenn doch mal eine private Ausgabe auf die Firmen-KK läuft, wird das schlicht in Concur (früher SPA TMS) als "Private Expense" markiert und vom Gehalt einbehalten. Buchhaltung ist weitestgehend automatisiert
 
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crane04

Erfahrenes Mitglied
25.12.2011
1.323
312
FRA
Sofern die Buchung über das unternehmenseigene Portal gebucht werden, werden diese bei prepaid Raten direkt vom Unternehmen bezahlt. Bei Flex Raten wird dies kurz vor der Übernachtung ebenso direkt vom Unternehmen bezahlt. Macht vieles einfacher.
 
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Gagarin69

Reguläres Mitglied
24.03.2013
38
7
Bei uns im Unternehmen verwenden wir seit kurzem Lanes and Planes. Über die Plattform / App werden alle Belege für die Reisekostenabrechnung digitalisiert. Dazu sind Flug / Bahn / Hotelbuchungen möglich und es können Reiserichtlinien (max. Preise für Hotels etc) berücksichtigt werden.
Dabei wird direkt mit der Firma abgerechnet und der Mitarbeiter muss nicht in Vorleistung gehen.

https://www.lanes-planes.com/features/
 

MisterG

Stein-Papier-Schere Profi
02.01.2012
10.555
5
Wien
Ich reise viel, habe bei verschiedenen Arbeitgebern schon verschiedene Lösungen gehabt. Ich habe mich aktuell wieder für eine normale private Kreditkarte (bzw. Kreditkarten, Zahlungsziel 14 Tage bzw. 20 Tage) entschieden und mit meinem Arbeitgeber ausgemacht, dass er Reisekostenabrechnungen binnen Wochenfrist überweist. Im Monat bin ich so zwischen 5.000 und 10.000 Euro, die ich zuerst auslege und dann verrechne.

Ich hatte auch schon öfters Kreditkarten, die direkt bei der Firma aufliefen. War auch nie ein Problem darüber private Zahlungen zu tätigen und diese dann gegenzuverrechnen. Weder für Arbeitgeber aus AT, DE oder andere europäische Länder. Ich fand die Abrechnungen aber meisten mühsam - oftmals musste man auf den Papierbeleg warten, dann dort kennzeichnen, dass diese Ausgabe "privat" war. Schwierig vor allem bei Abrechnungspositionen, die beides enthielten (das "Cola im Hotel") und man dann wieder einen weiteren Beleg / Rechnung gebraucht hat. War/ist mir zu viel "Zettelwerk" ...

Mit der aktuellen Regelung kann es schon mal vorkommen, dass "mir der Arbeitgeber etwas schuldet", aber das tut er ja prinzipiell ab dem 1. Tag, da ich ja erst am Ende des Monats ein Gehalt bekomme, Urlaubs- und Weihnachtsremunaration werden auch "am Ende der Periode" ausgezahlt, die Prämien ebenfalls. Also bin ich als Arbeitnehmer sowie eine "Bank", die den Arbeitgeber Kredit gibt bzw. in Vorleistung geht. Da kommt es auf die Ausgaben für Dienstreisen eh nicht mehr an ...
 
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hollaho

Erfahrenes Mitglied
22.10.2016
1.092
637
Die Haftung für Missbrauch seiner privaten Karte. Da wird sich der AG dann fein raus halten, wenn ohne Schuld des AN mal etwas schief läuft.

Wie hoch ist das Risiko denn effektiv? Wenn irgend welche "Fremdabbuchungen" auftauchen ist das zwar lästig, aber problemlos rückabzuwickeln / versichert. Bleibt das Risiko, daß das Hotel kreative Kosten in Rechnung stellt. Da hab ich beisher wenig von Problemen gehört.

Mietwagen mit privater CC buchen für nen Geschäftstrip wäre da was Anderes. Da sind die Probleme offenbar.
 

slugbuster

Erfahrenes Mitglied
02.08.2016
371
2
Olympus Mons
Dazu sind Flug / Bahn / Hotelbuchungen möglich und es können Reiserichtlinien (max. Preise für Hotels etc) berücksichtigt werden.

https://www.lanes-planes.com/features/

Wie funktioniert das dann , wenn vor Ort keine Hotels mit max . Preis verfügbar sind? Führt das dann ggf. zu Stornierungen von Geschäftsterminen um zum nächsten günstigen Hotel weiterzureisen , wenn der Mitarbeiter zeitlich (andere Zeitzone ) keine Chance hat seinen Vorgesetzten zu fragen höhere Preise freizugeben?
 

OneMoreTime

Erfahrenes Mitglied
23.04.2019
3.388
5
Wie funktioniert das dann , wenn vor Ort keine Hotels mit max . Preis verfügbar sind? Führt das dann ggf. zu Stornierungen von Geschäftsterminen um zum nächsten günstigen Hotel weiterzureisen , wenn der Mitarbeiter zeitlich (andere Zeitzone ) keine Chance hat seinen Vorgesetzten zu fragen höhere Preise freizugeben?

Wie oft kommt es vor das man bei einer Geschäftsreise derart "Last Minute" ein Hotel buchen muss? Vor allem wenn es sich um reguläre Geschäftstermine handelt?
 

travelben

Erfahrenes Mitglied
09.03.2009
3.273
44
MUC
Also in den Unternehmen, in denen ich gearbeitet habe, war der Grund dafür, dass MA selbst zahlen und abrechnen müssen ganz einfach:

In der Vergangenheit gab es Firmen CCs und die MA haben die Quittungen/Rechnungen etc. nur schleppend zur Buchhaltung gebracht bzw. sie verloren, nicht eingefordert, etc.
Hatte zur Folge, dass die Buchhaltung ewig den Sachen hinterhergerannt ist und nicht anständig einbuchen konnte.

Wenn aber der MA die Quittungen selbst ranbringen muss, weil er sonst keine Reisekosten erstattet bekommt, dann klappt es auf einmal.